أساس إدارة الوقت بشكل جيد تنظيم نفسك

“اتخذ قاعدة حياتية بأن تبذل أفضل ما لديك فى كل ما يمر بك من أحداث. واصبغه بصبغتك الشخصية. واجعل التفوق علامتك التجارية”.

إن الفرق بين الأشخاص العاديين والأشخاص الفعالين للغاية هو أن الأشخاص الفعالين للغاية يكونون أفضل تنظيمًا فى العمل أكثر من غيرهم. فالتنظيم الشخصى والمهنى الرائع هو السمة المميزة للأشخاص الفعالين للغاية والذين يتقاضون رواتب جيدة.

ولحسن الحظ، فإن التنظيم يعد مهارة، وجميع المهارات يمكن تعلمها. فبإمكانك أن تتعلم أن تكون شخصًا منظمًا وكفئًا وفعالًا بشكل جيد للغاية. وعندما تفعل ذلك، فسوف تنتج فى نفس الفترة الزمنية أكثر بكثير من الأشخاص المحيطين بك.

ويقول أحد قوانين “ميرفى” إنك قبل أن تتمكن من فعل أى شىء، يجب عليك القيام بشىء آخر أولًا.

إن الشىء الوحيد الذى يجب عليك القيام به أولًا – قبل أن تتمكن من القيام بأى عمل منتج – هو أن تجعل نفسك منظمًا تمامًا. وتتمثل الوظيفة الجوهرية للإدارة الجيدة للوقت فى تخطيط وتنظيم نفسك، وعملك، لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. فمن الممكن فقط أن تحصل على أفضل ما لديك عندما تجمع كل ما تحتاج إليه قبل أن تبدأ العمل، ويجب عليك حينئذ تحديد مكان لكل شىء، وأن تتأكد من أن كل شىء فى مكانه.

خطط كل شىء مسبقًا

إن الأشخاص الذين ينتمون لنسبة الـ 3 % الأفضل من المتفوقين جميعهم مخططون ومتواصلون ومثابرون. وهم يكتبون قوائم أهدافهم وأنشطتهم ويعيدون كتابتها باستمرار، ويفكرون على الورق ويحللون ويعيدون تقييم خططهم باستمرار.

وقد اعتدت على التساؤل عن السبب فى أن الكثير من الأشخاص الناجحين يبدون وكأنهم يستهلكون الكثير من وقتهم فى التخطيط. وبمرور الوقت، تعلمت أنه كلما زاد الوقت الذى تقضيه فى التخطيط، أصبحت خططك مضمونة بشكل أفضل. ومن خلال مراجعة خططك باستمرار لتحقيق أهدافك، تصبح أهدافك واقعية وقابلة للتحقيق بشكل متزايد.

بينما تفكر وتخطط لكل خطوة، فإن ثقتك فى قدرتك على تحقيق تلك الأهداف تتزايد. وعندما تقسم حتى أكبر الأهداف إلى أجزاء فردية، فإنك عندئذ تنظم تلك الأجزاء فى سلسلة مفصلة خطوة بخطوة من الإجراءات المحددة، لأن المهمة تبدو أكثر سهولة وتحت سيطرتك. وكلما أكثرت من التخطيط، زادت برمجة هدفك بشكل أعمق وأعمق فى عقلك الباطن، حيث يصدر قوة تحفيزية من تلقاء نفسه.

اربح نسبة 1000 % من العائد على الاستثمار

إن نتيجة التخطيط الجيد هائلة. وهناك تقدير بأن كل دقيقة تقضيها فى التخطيط توفر عشر دقائق فى التنفيذ. وبعبارة أخرى، فإن استثمارك فى التخطيط يجنى لك 1000 % كعائد من الوقت والطاقة اللذين تستثمر فيهما.

فى الحياة، يعتبر كل ما نمتلكه حقًّا للبيع هو وقتنا. وكلما كنا أكثر إنتاجية فى استخدام وقتنا، تساوت جميع الأشياء، وحصلنا فى النهاية على أرباح مرتفعة. ومهمتك هى أن تستثمر وقتك بحيث يمكنك الحصول على أعلى “عائد من الحياة”؛ فمن أى مكان آخر يمكنك أن تحصل على نسبة 1000% من عائد الاستثمار الخاص بك؟

فى بعض الأحيان يقول الناس إنهم مشغولون لدرجة أنهم لا يستطيعون الجلوس والتخطيط. والحقيقة هى أنك حتى لو أجبرت نفسك على التخطيط لكل شىء بالتفصيل، فسوف تجد أنه من الصعب أن تقضى أكثر من بضع دقائق قليلة يوميًّا فى عملية التخطيط. والطريقة الوحيدة التى ستخلق لك باستمرار الوقت الذى تحتاج إليه هى أن تخطط لأنشطتك مسبقًا بعناية. وتذكر أنك توفر عشر دقائق فى مقابل كل دقيقة تقضيها فى التخطيط قبل أن تبدأ.

سبب معظم أشكال الفشل

قال “بيتر دراكر: “العمل دون تخطيط هو سبب كل فشل”. وإذا عدت بذاكرتك إلى الأخطاء الجسيمة التى ارتكبتها فى حياتك، فستجد أن هناك عاملاً واحدًا مشتركًا بينها جميعًا تقريبًا؛ وهذا هو أنك كنت تندفع إلى أى قرار أو موقف دون أن تمنحه ما يكفى من التفكير. لأنك ربما لم تحصل على معلومات كافية، أو لا تستغرق الوقت لتقييم وموازنة الإيجابيات والسلبيات قبل أن تتحرك. وفى كلتا الحالتين، فإن الفشل فى التخطيط بعناية يمكن أن يكون مكلفًا للغاية.

فى الوقت نفسه، سوف تجد أيضًا أن كل إنجاز من الإنجازات الأكثر نجاحًا فى حياتك – بدءًا من التخطيط لتأسيس مشروع تجارى أو شركة، وحتى التخطيط لقضاء إجازة – كان يقترن بخطة جيدة، كان قد تم وضعها بشكل جيد فى وقت مسبق. وكلما زاد الوقت الذى استغرقته للتفكير بإمعان فى كل ما كان عليك القيام به، والعواقب المحتملة لأفعالك، كنت أكثر كفاءة وكانت النتيجة النهائية أكثر إشباعًا.

والحقيقة هى أنه كلما كانت خططك أفضل وأكثر اكتمالًا قبل أن تبدأ، زادت إمكانية تحقيقك للنجاح بمجرد أن تبدأ.

هناك مثل قديم يقول: “النجاح هو الانضباط”. وإحدى أفضل الممارسات فى الانضباط الذاتى هى أن تستغرق الوقت للتفكير بإمعان والتخطيط لكل ما لديك قبل أن تبدأ فيه.

أربع أفكار للتنظيم الشخصى

إليك أربع أفكار يمكنك استخدامها لمساعدة نفسك على أن تصبح منظمًا:

1. اجعل النظام عادة رئيسية. تذكر أن النظام عادة رئيسية للإنتاجية الشخصية. ويمكنك زيادة إنتاجيتك ونتائجك بشكل مثير ببساطة من خلال ترتيب وتنظيم مكان عملك، وربما تكون قد سمعت مقولة إن “النظام هو أول قوانين السماء”. والنظام هو القانون الأول للأرض أيضًا، وأنت بحاجة إلى حس من النظام لتشعر بالاسترخاء والتحكم فى بيئتك وحياتك، كما أنك فى الواقع تحصل على شعور بالبهجة والإشباع فى كل مرة تنظم فيها جزءًا من حياتك أو عملك.

وعندما ترتب مكتبك وتنظمه، فإنك تشعر بأنك أكثر سيطرة على عملك. وعندما تنظف سيارتك، فإنك تشعر بتحمل المزيد من المسئولية عن حياتك الشخصية. وعندما تنظم حافظتك أو حقيبتك، أو حتى منزلك ودولابك، فإنك تشعر وكأنك شخص أكثر فعالية؛ حيث يرتفع تقديرك لذاتك، وتزداد ثقتك بنفسك واحترامك لذاتك، وتشعر أنك شخص أكثر قوة، وتولد المزيد من الطاقة، وتشعر بمزيد من التصميم على القيام بوظيفتك.

2. استرخ وقيم نفسك. وهذا تدريب جيد لك: انهض من مكتبك أو مكان عملك واسأل: “ما نوعية الشخص الذى يعمل فى هذا المكتب؟”.

انظر فى حافظتك أو حقيبتك واسأل: “ما نوعية الشخص الذى قد يمتلك حافظة أو حقيبة من هذا القبيل؟”. انظر إلى سيارتك، وانظر فى خزانتك، وفى بيتك، وفى فنائك، وفى مرآبك، واسأل: “ما نوعية الشخص الذى قد يعيش بمثل تلك الطريقة؟”.

هل تعهد لذلك الشخص بأى مهمة هامة؟ لماذا أو لماذا لا؟ قيم نفسك بأمانة من خلال منظور طرف ثالث محايد. فماذا ترى؟

فى سلسلة من المقابلات مع كبار المسئولين التنفيذيين، قال خمسون شخصًا من بين اثنين وخمسين شخصًا من المشاركين إنهم قد لا يمنحون ترقية لشخص يعج مكتبه بالفوضى أو يعمل فى بيئة عمل مشوشة. وحتى لو كان ذلك الشخص ينتج عملًا جيدًا، يقول هؤلاء التنفيذيون إنهم لا يثقون فى منح منصب مسئولية لشخص لا يستطيع أن يكون منظمًا. فلا تدع هذا الأمر يحدث لك.

3. ارفض أن تتذرع بالأعذار. هناك الكثير من الأشخاص الذين يعملون فى بيئة فوضوية يستخدمون ذكاءهم ضد أنفسهم. إنهم يستخدمون ذكاءهم لتبرير وعذر أنفسهم على الفوضى التى تعج بها أماكن العمل الخاصة بهم، فيقولون أشياء من قبيل: “أنا أعرف أين يوجد كل شىء”، أو يقولون أشياء غير مضحكة مثل “أى مكتب نظيف هو علامة على وجود عقلية مريضة”.

ولكن أى دراسة تتعلق بالكفاءة فى مكان العمل تخلص إلى وجود هذه الممارسات فى خداع الذات. وقد تبين أن الشخص الذى يقول إنه يعرف مكان كل شىء يستخدم قدرًا ضخمًا من قدرته العقلية وطاقاته الخلاقة فى تذكر أماكن الأشياء، بدلًا من أداء وظيفته.

والأشخاص الذين يقولون إنهم يعملون بشكل جيد فى بيئة مشوشة هم فى العادة مخطئون؛ فلو عملوا فى بيئة جيدة الترتيب والتظيم لأية فترة من الوقت، لاندهشوا من مدى الفعالية والإنتاجية التى كانوا سيصبحون عليها. فإذا كنت أنت أو أى شخص آخر تعرفه لديه ميل لتبرير ومحاولة شرح فوضى مكتبه أو مكان عمله، فتحد نفسك، أو الشخص الآخر، للعمل على مكتب نظيف لمدة يوم كامل. وستدهشك النتيجة.

4. اعمل على مكتب نظيف. ذات مرة ألف “جوى شوجرمان” – صاحب مشروع البريد الدعائى – كتابًا يشرح فيه قواعده الخمس للنجاح. وكان أحد مبادئه الخمسة مبدأ يقول: “أنهِ كل يوم ومكتبك نظيف”. وقد نشر هذه القاعدة فى جميع أرجاء مؤسسته، وقد أجبرت هذه السياسة جميع الموظفين على العمل بمزيد من الكفاءة وإنجاز عملهم بحلول نهاية كل يوم. وقد أسهمت بشكل كبير فى تحقيق النجاح.

وعندما تعلمت هذه القاعدة، قدمتها فى شركتى، وأخبرت الجميع بأنه يتوقع منهم أن يرتبوا مكاتبهم ويتركوها أنيقة ومنظمة فى نهاية كل يوم. وعندما تجادلوا معى، أخبرتهم بأنهم إذا لم يتبعوا هذه القاعدة، فإننى سأنتقل من مكتب إلى آخر بعد مغادرتهم وألقى بكل شىء على مكاتبهم فى سلة المهملات ليتخلص منها عمال النظافة فى الفترة الليلية. وكان علىَّ أن أتابع هذا التهديد لمرة واحدة قبل أن يدرك الجميع مدى جديتى.

وقد أعطانى أحد المديرين – ربما كان أكثر التنفيذيين فوضى فى شركتى – كل عذر ممكن للعمل فى بيئة فوضوية ومشوشة، لكنى رفضت الاستماع أو تقبل أى حلول وسط. ولم يكن لديه خيار سوى تنظيف كل شىء ووضعه بعيدًا قبل أن يغادر فى نهاية كل يوم. وخلال أسبوع واحد، جاء واعتذر لى. فقد قال: “طوال حياتى، وأنا أعتقد أننى أعمل على نحو أفضل فى بيئة فوضوية، ولكن فى الأسبوع الماضى، أنجزت ضعف أو ثلاثة أضعاف ما كنت أنجزه من قبل فى العمل. إننى مندهش تمامًا من مقدار العمل الذى أنجزته عندما وضعت كل شىء فى مكانه المناسب طوال اليوم”.

ثلاث خطوات لتنظيم مكان العمل الخاص بك

إليك ثلاثة أشياء يمكنك القيام بها لتنظيم مكان العمل الخاص بك:

1. نظف مكتبك. ابدأ عملية تنظيم نفسك بتنظيف مكتبك من كل شىء باستثناء الشىء الوحيد الذى تعمل به فى اللحظة الحالية. وإذا لزم الأمر، ضع الأشياء فى أدراج، أو على البوفيه من خلفك، أو فى سلة مهملات، أو فى دولاب، أو حتى على الأرض. وافعل كل ما هو ضرورى لتحويل مكتبك إلى منطقة عمل نظيفة وأنيقة، ومرتبة، مع إبقاء شىء واحد فقط – أهم شىء – أمامك عندما تبدأ.

2. اجمع كل ما تحتاج إليه. رتب ليكون كل شىء تحتاج إليه فى متناول يديك قبل أن تبدء فى أداء أية مهمة. وتمامًا مثلما يجهز الطاهى الجيد جميع المكونات اللازمة لإعداد أى طبق قبل أن يبدأ، أو مثلما يرتب الحرفى الماهر كل أدواته، فإنك كشخص مختلف، ينبغى أن تجمع كل الأدوات الخاصة بمجالك قبل أن تبدأ فى مهمة معينة.

احصل على جميع المعلومات والملفات التى ستحتاج إليها. واحصل على الأوراق، أو الأقلام، أو الملصقات، أو الآلة الحاسبة، أو المسطرة، أو جهاز التسجيل، أو حافظات الملفات، وأى شىء آخر يمكن أن يخطر ببالك قبل أن تبدأ العمل. والقاعدة هى أنك يجب أن تكون قادرًا على الوصول إلى كل ما تحتاج إليه لأداء وظيفتك.

3. تعامل مع كل قطعة من الورق مرة واحدة فقط. اعزم على التعامل مع كل قطعة من الورق مرة واحدة فقط، واتخذ قرارًا بأن تفعل أى شىء بها عندما تلتقطها، ولا تلتقطها إلا إذا كنت على استعداد لاستخدامها. فمن الأفضل أن تكوم الورق بجانبك حتى يحين الاستخدام الملائم له فى وقت لاحق عن خلطه وتعديله باستمرار على مكتبك.

كيفية التعامل مع الأعمال الورقية

هناك أربعة أشياء يمكنك القيام بها مع أية قطعة من الورق:

1. تخلص منها. إحدى أفضل أدوات إدارة الوقت فى المنزل أو المكتب هى سلة المهملات. فأسرع وسيلة لتوفير الوقت فى قراءة أى شىء هى أن تلقى به بعيدًا وألا تقرأه على الإطلاق – وهذا ينطبق على البريد غير المرغوب فيه، والاشتراكات غير المرغوب فيها والكتالوجات، وكتيبات المبيعات، وأى شىء آخر ليس له علاقة بأهدافك.

استخدم سلة المهملات للتخلص من مواد القراءة المعلقة لعدة شهور. اسأل نفسك: “لو لم أقرأ هذا، فهل ستكون هناك أى عواقب سلبية؟”، وإذا كانت الإجابة هى لا، فتخلص منه بأسرع ما يمكن. كما يمكنك أن تسأل نفسك: “لو حدث واحتجت إلى هذه المعلومات، فهل من الممكن أن أحصل عليها من أى مكان آخر؟”، فإذا كانت الإجابة هى نعم، فتخلص منها على الفور.

وقاعدتى فى الحفاظ على مكان العمل الخاص بى نظيفًا هى “عندما تكون فى شك من شىء، تخلص منه”.

2. سلمها لشخص آخر. يمكنك إرجاع أو تفويض المهمة إلى شخص آخر. فعندما تلتقط قطعة من الورق، اسأل نفسك عما لو كان هناك شخص آخر ينبغى أن يتصرف حيال هذا الأمر. هل هناك شخص آخر يمكنه التعامل معه على نحو أفضل منى؟ فأحد أسرار النجاح فى إدارة الشخصية هى أن تفوض أى شىء يمكن القيام به من قبل أى شخص آخر، وهذه هى الطريقة الوحيدة التى يمكنك من خلالها تحرير وقتك لإنجاز المزيد من الأشياء التى تعتبر أكثر أهمية بالنسبة لك ولوظيفتك.

3. اتخذ إجراء شخصيًّا. يمكنك اتخاذ إجراء بشأن بعض الورق، وهى الأوراق التى تكون عبارة عن خطابات وعروض ورسائل يجب أن تتصرف حيالها بشكل شخصى. اقتن مجلد ملفات واكتب كلمة “العمل” على علامة التبويب، والأفضل من ذلك أن تقتنى مجلد ملفات أحمر تضع فيه جميع بنود العمل الخاص بك، وأن تضعه فى مكان بحيث يمكنك أن تراه بوضوح.

احتفظ بهذا المجلد فى متناول يديك. وعندما تمر على شىء يجب عليك القيام بشىء تجاهه، عليك ببساطة أن تضعه فى ملف العمل الخاص بك للتعامل معه فى وقت لاحق. ولو كان هناك شىء ينبغى إنجازه على الفور، فاتخذ الإجراءات بسرعة وأنجزه.

4. احفظها فى ملف للرجوع إليها فى المستقبل. ويمكنك أن تحفظها فى ملف بعيدًا عن ناظريك. ولكن قبل أن تحفظ أى شىء فى ملفات، تذكر أن 80 % من الأوراق التى يتم حفظها لن تحتاج إليها، أو تستخدمها، أو تراها مرة أخرى. فتخصيص أى شىء للملفات يخلق العمل. وقبل أن تقرر وضع أى شىء فى ملفاتك، اسأل نفسك: “ما الذى قد يحدث لو لم أستطع العثور على قطعة الورق هذه؟”. ما العواقب الوخيمة التى قد تنشأ لو لم تكن هذه المعلومات متاحة؟

إذا لم تكن هناك عواقب سلبية، أو كان من الممكن الحصول على المعلومات من مكان آخر، فتخلص من قطعة الورق بعيدًا. وحافظ على مكتبك نظيفًا، وكذلك ملفاتك.

عندما بدأت باستخدام سلة مهملات للتخلص من الأوراق والمطبوعات ومواد القراءة غير الضرورية، وجدت صعوبة فى ذلك. ولكن بالتجربة، وجدت أن القليل جدًّا مما تخلصت منه كنت بحاجة إليه مرة أخرى. وقد كانت عادة التخلص منها بدلًا من حفظها موفرًا هائلًا للوقت بالنسبة لى، كما هو الحال بالنسبة لكثيرين آخرين.

أهم شىء هو أن تتخذ إجراء من أى نوع تجاه أى قطعة من الورق عندما تلتقطها. افعل أى شىء تجاه قطع الورق – حركها ولو على الأقل لخطوة واحدة؛ فأحد أعظم عوامل تضييع الوقت على الإطلاق هى أن تقوم باستمرار بالتقاط نفس قطعة الورق، وقراءتها، ووضعها على مكتبك مرة أخرى، والعودة إليها مرارًا وتكرارًا.

تخلص من الأشياء التى انتهيت منها

عندما تنتهى من أى شىء، تخلص منه. أنجز معاملاتك وانته من مهامك، واضبط نفسك على الالتزام بها حتى تصبح المهمة منتهية تمامًا بنسبة 100 %. وتذكر أن تبدأ فى مكان عمل نظيف وتنتهى به وهو نظيف أيضًا.

هناك شىء مشبع ومربح بعمق على المستوى النفسى يحدث عند إنجاز أية مهمة. فعقلك مصمم بطريقة تجعلك تحصل على “اندفاع الإندورفين” فى كل مرة تنجز مهمة من أى نوع، كبيرة كانت أو صغيرة. وكلما زاد حجم أو أهمية المهمة بالنسبة لك، زاد شعور السعادة والبهجة الذى يغمرك عند إنجازها. وفى كل مرة تنجز مهمة معينة، فإنك تكيف نفسك على حالة من إنجاز مهام متلاحقة. وفى وقت لا يكاد يذكر على الإطلاق، تجد نفسك مدفوعًا ومتحفزًا داخليًّا لبدء وإنجاز المزيد والمزيد من المهام والمسئوليات.

اكتسب عادة إكمال ما تبدأ به، وعلم الآخرين وشجعهم على إنجاز عملهم والانتهاء منه تمامًا. وعليك على وجه الخصوص أن تعلم أطفالك إنجاز المهام التى بين أيديهم بأن تكون قدوة حسنة لهم، وأن تكافئهم عندما ينجزون شيئًا مهمًّا؛ فأحد أصعب السلوكيات التى ينبغى أن يتعلمها الناس هو عادة استكمال المهام والانتهاء منها تمامًا، لأن هذه العادة تخدمهم طوال حياتهم.

أدوات وتقنيات إدارة الوقت

هناك خمس أدوات وتقنيات لإدارة الوقت ينبغى أن تمارسها لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والتنظيم الشخصى الجيد. وكل واحدة منها تستغرق القليل من الوقت لتعلمها وإتقانها، ولكنها تعود عليك بمزيد من الكفاءة والفعالية لبقية حياتك.

قال “جوته”: “يكون كل شىء صعبًا قبل أن يصبح سهلًا”؛ فالعادات الجيدة يصعب اكتسابها ولكن من السهل العيش بها. وبمجرد أن تكتسبها، فإنها تصبح تلقائية وسهلة. وهى تخدمك لبقية حياتك المهنية.

1. استخدم مخططًا للوقت. الأداة الأولى التى تحتاج إليها فى إدارة الوقت هى جهاز لتخطيط الوقت يحتوى على كل ما تحتاج إليه لتخطيط وتنظيم حياتك. وأفضل أجهزة تخطيط الوقت، سواء كانت ورقية أو نسخًا إلكترونية، هى التى تمكنك من تخطيط العام، والشهر، والأسبوع، واليوم. ويحتوى أى مخطط جيد للوقت على قائمة رئيسية؛ حيث يمكنك التقاط كل مهمة، وهدف، وإجراء عملى مطلوب عندما يحين دوره، وعندئذ تصبح هذه القائمة الرئيسية هى النظام الجوهرى لتخطيط وقتك، ومن هذه القائمة الرئيسية، يمكنك تخصيص المهام الفردية لعدة شهور وأسابيع وأيام.

الجزء الثانى من نظام تنظيم الوقت هو تقويم يمكنك من تنظيم وقتك والتخطيط لعدة شهور مسبقًا. وفى ظل وجود النظام المناسب، سوف تكون قادرًا على نقل العناصر الفردية من القائمة الرئيسية الخاصة بك إلى اليوم المناسب بالضبط عندما تنوى إنجازها.

الجزء التالى من نظام تخطيط الوقت الخاص بك هو وجود قائمة يومية. ربما تكون هذه القائمة أهم أداة يمكنك امتلاكها للتخطيط، ويطلق عليها بعض الناس اسم “قائمة المهام الواجبة التنفيذ”. وكان “وينستون تشيرشل” يعنون قمة قائمته اليومية بعبارة “إجراءات هذا اليوم”.

2. اعمل من قائمة دائمًا. يعمل أى تنفيذى فعال من خلال قائمة يومية، لأنها أقوى أداة تم اكتشافها لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

أما التنفيذيون غير الفعالين – الذين يغرقون فى أشياء كثيرة جدًّا يجب القيام بها فى وقت قليل جدًّا – فهم إما لا يستخدمون قائمة أو لا يرجعون إلى القائمة إن كان لديهم واحدة فى المقام الأول، وغالبًا ما يقاومون فكرة تدوين أى شىء. ونتيجة لذلك، فإنهم يجدون أنفسهم مشتتين باستمرار بسبب رنين الهواتف، والمقاطعات، وحالات الطوارئ غير المتوقعة، وطلبات البريد الإلكترونى.

عندما تضع قائمة يومية، ابدأ بتدوين كل مهمة فردية تنوى إنجازها على مدار اليوم بأكمله. والقاعدة هى أنك سوف تزيد من كفاءتك بنسبة 25 % فى اليوم الأول من بدء استخدامك لأية قائمة، وهذا يعنى أنك ستحصل على ساعتين إضافيتين من الوقت المثمر من يوم العمل الذى يبلغ ثمانى ساعات من خلال الفعل البسيط الذى يتمثل فى وضع قائمة بكل شىء يجب عليك القيام به قبل البدء فى العمل. ويمكنك تحقيق النظام بدلًا من الفوضى بشكل أسرع من خلال قائمة أكثر من أية أداة أخرى لإدارة الوقت.

لو حدث وكنت تشعر بأنك تغرق فى الكثير جدًّا من المهام، يمكنك على الفور فرض النظام على قائمتك بكتابة كل شىء يجب عليك القيام به فى المستقبل المتوقع. إن الإجراء المتمثل فى وضع قائمة مكونة من عشرة بنود أو عشرين، أو ثلاثين بندًا، يمكنك من بسط سيطرتك على وقتك وحياتك؛ حيث تشعر على الفور بالمزيد من الاسترخاء والثقة، وتشعر بتحمل مسئولية عملك مرة أخرى.

وعندما تكتب قوائمك اليومية، وتبدأ العمل، فإن المهام والمسئوليات الجديدة تبدأ فى الظهور، وسيكون من الحتمى الرد على المكالمات الهاتفية، كما سيلزم التعامل مع المراسلات – وفى كل الأحوال – دون أية مهمة بالقائمة قبل أن تفعلها.

وفى بعض الأحيان تكون المهمة أو الطلب على وقتك ملحًّا عندما يبرز. ولكن أى شىء قد يشتتك عن عملك الآخر يستعيد أهميته الحقيقية عندما تدونه، وأى بند يتم تدوينه فى القائمة بجانب جميع مهامك ومسئوليات الأخرى لا يبدو فى الغالب ذا أهمية على الإطلاق.

3. نظم قائمتك حسب الأولوية. بمجرد أن تكون لديك قائمة بأنشطة يومك، فإن الخطوة التالية بالنسبة لك هى أن تنظم هذه القائمة فى ترتيب حسب الأولويات.

وبمجرد أن يتم تنظيم قائمتك، فإنها تصبح عبارة عن خريطة ترشدك من الصباح إلى المساء بطريقة أكثر كفاءة وفعالية. وهذا الدليل يخبرك بما عليك القيام به وما هو أكثر أو أقل أهمية، وسرعان ما ستكتسب عادة استخدام قائمتك كمخطط ليومك. لذا فارفض فعل أى شىء حتى تقوم بتدوينه فى القائمة وتنظيمه حسب قيمته بالمقارنة مع غيره من الأشياء التى يجب عليك فعلها.

4. استخدم أى نظام تحبه فى إدارة الوقت. إن أجهزة المساعدات الشخصية الرقمية (PDAs)، وأنظمة إدارة الوقت القائمة والمتاحة اليوم على الحاسوب تعد رائعة للغاية. فمهما كان ما تفعله، ومهما كان مجالك، هناك أنظمة رقمية لإدارة الوقت يمكنك الاستفادة منها أو تحميلها على حاسوبك الشخصى للمساعدة على تنظيم كل جزء من حياتك؛ فيمكنك تحميل الملفات والمعلومات وتنزيلها، ونقلها، ودمجها، وتنظيفها، وتبادلها فى جميع أرجاء الشركة وفى جميع أنحاء العالم. وبالإضافة إلى ذلك، فهناك عدد لا يحصى من أنظمة إدارة الوقت التى تزودك بمجموعة كبيرة من الاستمارات لكتابة أهدافك وخططك يدويًّا.

لقد اكتشفت أنه لا يهم نظام إدارة الوقت أو نظام التخطيط الذى تقرر استخدامه؛ فجميعها جيدة، وجميعها تم تطويرها بواسطة خبراء وتحتوى تقريبًا على كل ما تحتاج إليه لزيادة إنتاجيتك إلى ضعفها أو ثلاثة أمثالها. وأهم جزء من أى نظام لإدارة الوقت هو أن تستخدمه بانتظام حتى يصبح عادة لديك مثل الشهيق والزفير. ويستغرق الأمر بعض الوقت لإتقان أى نظام لتخطيط الوقت، ولكن بمجرد أن تتعلم ذلك، ستصبح أكثر إنتاجية وفعالية فى كل مرة تستخدمه.

5. أسس نظام “45 – ملفًّا”. هناك طريقة بسيطة لتنظيم وقتك وجدولك الزمنى لمدة تصل إلى سنتين مسبقًا، وهو يطلق عليه “نظام 45- ملفًّا”، وهو عبارة عن ملف تذكيرى يمكنك من تخطيط وتنظيم أنشطتك وارتباطاتك على مدى الأربعة والعشرين شهرًا المقبلة. وهذه كيفية عمله:

أولًا: أحضر صندوقًا مكونًا من خمسة وأربعين ملفًّا بأربعة عشر ملفًّا معلقًا لوضعها فيها. ويتم تقسيم الملفات الخمسة والأربعين على النحو التالى: هناك واحد وثلاثون ملفًّا مرقمة بالأرقام من 1-30، والتى تمثل أيام الشهر. وهناك اثنا عشر ملفًّا تمثل شهور العام، من يناير وحتى ديسمبر، أما الملفان الأخيران فهما للعامين القادمين – وهذا نظام رائع يمكنك أيضًا استخدامه مع الملفات المعلقة فى درج مكتبك.

وعندما يكون لديك موعد أو مهمة لمدة ستة أشهر من الآن، فإنك ببساطة تقوم بوضعها فى هذا الملف الشهرى. فى بداية كل شهر، خذ جميع مسئولياتك لذلك الشهر وصنفها فى الملفات اليومية، ورقمها على ترقيم من واحد إلى ثلاثين. وفى كل يوم، أخرج الملف الخاص بذلك اليوم والذى يصبح نقطة انطلاق للتخطيط الخاص بك.

إن هذا النظام يستغرق بضع دقائق لوضعه، وعندئذ فإنه يضمن لك ألا تفقد أبدًا أو تنسى متابعة أى مكالمة أو مهمة أو موعد بعيد، لأنه يساعدك على التحكم فى وقتك وفرض النظام على مستقبلك.

سبع أدوات للتنظيم الشخصى

إليك سبع أفكار إضافية يمكنك استخدامها للمساعدة على تنظيم نفسك لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. وكلما زادت هذه الأدوات التى تتعلم استخدامها، تمكنت من إنجاز المزيد كل يوم.

1. استعد قبلها بليلة. أولًا: أعد قائمة عملك لليوم التالى فى المساء أو قبلها بليلة. وأفضل ممارسة بالنسبة لك هى أن تخطط يومك المقبل بأسره كآخر شىء تفعله قبل أن تعود إلى منزلك من العمل. فعندما تخطط ليومك قبلها بليلة، فإن عقلك الباطن ينطلق نحو العمل على خططك وأهدافك بينما تكون نائمًا؛ فكثيرًا جدًّا ما ستستيقظ فى الصباح بأفكار ورؤى تنطبق على عمل اليوم.

وفى بعض الأحيان، فإن حل أى مشكلة كنت تعمل على حلها سوف تظهر فجأة فى عقلك عندما تستيقظ أو عندما تستعد للعمل. وفى كثير من الأحيان يحدث ذلك الأمر عندما تكتسب منظورًا جديدًا لمشكلة أو وظيفته، أو عندما تكتسب طريقة مختلفة أو أفضل لتحقيق ذلك.

وهناك فائدة رئيسية لإعداد قائمتك اليومية قبلها بليلة، وهى أن هذه العملية تمكنك من النوم بشكل أفضل صحيًّا؛ فأحد الأسباب الرئيسية للأرق هو أنك تستلقى مستيقظًا تحاول ألا تنسى أن تتذكر كل شىء يجب عليك القيام به فى اليوم التالى، ولكن عندما تدون كل ما عليك القيام به فى القائمة الخاصة بك، فإن ذلك يصفى ذهنك ويمكنك من النوم بعمق.

2. جدْوِل وقتك. إن جدولة وقتك تقلل الإجهاد وتحرر الطاقة، كما أن تخطيط وتنظيم يومك، وأسبوعك، وشهرك يمنحك شعورًا أكبر بالسيطرة والراحة، وسوف تشعر بأنك تتحكم فى حياتك – وهذا الأمر يزيد فى الواقع من تقديرك لذاتك ويحسن من شعورك بقوتك الشخصية.

3. ابدأ اليوم مبكرًا. ابدأ يومك فى وقت مبكر؛ فكلما زاد الوقت الذى تستغرقه للجلوس والتفكير والتخطيط، أصبحت أفضل تنظيمًا فى كل مجال من مجالات حياتك. ونحن نجد فى سير الناجحين من الرجال والنساء وسيرهم الذاتية، أنهم جميعًا تقريبًا يشتركون فى شىء واحد: إنهم يطورون عادة الذهاب إلى الفراش فى ساعة معقولة ويستيقظون فى وقت مبكر.

إن الكثير من الأشخاص الناجحين يستيقظون فى الساعة الخامسة أو الخامسة والنصف صباحًا، بحيث يكون لديهم ما يكفى من الوقت للتفكير والتخطيط لليوم القادم. ونتيجة لذلك، فإنهم دائمًا يكونون أكثر فعالية من أولئك الذين ينامون فى آخر لحظة ممكنة.

إن استغراق دقائق من التأمل الهادئ قبل الشروع فى أى عمل من الممكن أن يوفر لك الكثير من الساعات فى تنفيذه، وعندما تستيقظ فى وقت مبكر وتخطط يومك مسبقًا، فإنك تميل لأن تصبح أكثر هدوءًا، وصافى الذهن، ومبدعًا على مدار اليوم.

4. استخدم نظامًا للتنظيم من خلال حفظ الملفات. صمم على استخدام نظام للتنظيم من خلال حفظ الملفات سواء فى المنزل أو فى العمل؛ فهناك نسبة 30% من وقت العمل اليوم تضيع فى البحث عن الأشياء التى فى غير موضعها، وهذه الأشياء تضيع لأنه لا يتم حفظها بشكل صحيح. هل يبدو هذا مألوفًا بالنسبة لك؟ هناك عدد قليل من الأنشطة المثيرة للإحباط الشديد؛ حيث تقضى وقتك الثمين فى البحث عن مواد موضوعة فى غير موضعها لأنك لم تفكر من البداية فى نظام لحفظ واسترجاع هذه المواد.

وأفضل وأبسط أنظمة حفظ الملفات على الإطلاق هو النظام الأبجدى؛ فبالإضافة إلى استخدام نظام لحفظ الملفات، ينبغى أن يكون لديك قائمة رئيسية أو سجل لجميع الملفات الخاصة بك فى مكان واحد. هذه القائمة الرئيسية تمنحك عنوان كل ملف وتخبرك بمكانه بالضبط.

وإحدى أفضل الأدوات لنظام حفظ الملفات بالمكتب هى الملف المفهرس الدوار “Rolodex”، وهناك العديد من الاستخدامات المختلفة لهذه الأداة فى المنزل أيضًا. ويمكنك شراؤها من أى متجر للأدوات المكتبية وهى تمكنك من تتبع مجموعة متنوعة من الملفات، بالعديد من الطرق المتنوعة.

5. أدِّ عملك المهم خلال وقت العمل الرئيسى. نظم حياتك بحيث تقوم بالعمل الإبداعى خلال “وقتك الرئيسى” الداخلى. ووقتك الرئيسى الداخلى هو الوقت المحدد من اليوم – وفقًا لساعتك البيولوجية – الذى تكون فيه فى أفضل حالات التنبه والإنتاجية. وبالنسبة لمعظم الناس، فهذا الوقت يكون فى الصباح، ولكن بالنسبة لبعض الناس، فإنه يكون فى المساء. وأحيانًا، يجد المؤلف أو الكاتب أو الفنان أن وقته الرئيسى هو فى الساعات المبكرة من الصباح.

ومن المهم بالنسبة لك أن تكون على وعى بوقتك الرئيسى الداخلى بحيث يمكنك جدولة أهم مشاريعك وفقًا له؛ فإن أهم أعمالك فى العادة يتطلب أن تكون فى أفضل حالاتك، وأن تكون فى حالة من الراحة والتنبه والإبداع – فأى وقت من اليوم تشعر بهذه الأشياء بشكل أكبر؟

يجب أن تكون أيضًا على وعى بوقتك الرئيسى الخارجى. وهذا هو الوقت الذى يكون فيه عملاؤك وزبائنك أكثر توافرًا. ويتعين على كل شخص التفكير فى تنظيم حياته اليومية وفقًا لأوقاته الرئيسية الخارجية والداخلية.

6. استخدم آلة إملاء أو جهاز تسجيل من أجل المراسلات والملاحظات. إن جهاز الإملاء من الممكن أن يكون أفضل أجهزة توفير الوقت فى عملك أو حياتك الخاصة. وبمجرد أن تتعلم كيفية استخدام أحد تلك الأجهزة، فإنك تستطيع تقليل وقتك المستخدم فى الكتابة بنسبة 80 %. إن هذا الأمر يستغرق 20 % أو أقل من الوقت فى إملاء شىء، عن أن يكتبه شخص آخر بيده أو تكتبه أنت شخصيًّا، كما أن جهاز الإملاء يوفر وقت الشخص الذين سيقوم بالكتابة من أجلك. وعادة ما يكون الأمر أسهل بكثير عند النسخ من شريط تسجيل فى محاولة تفسير الكتابة اليدوية لأى شخص.

وعند استخدام جهاز الإملاء، هناك ثلاثة مبادئ أساسية لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة المضمونة: أولًا: اكتب موجزًا لما ستمليه. دوِّن العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية قبل أن تبدأ. وفكر جيدًا فى بنية الجملة فى عقلك قبل أن تبدأ الإملاء على الشريط. ولا تخش العودة فى كلامك، أو محو بعض الكلام، وافعل ذلك مرارًا وتكرارًا باستخدام أفضل اختيار للكلمات.

ثانيًا: لا تحاول أن تسعى للكمال. فى بعض الأحيان، يكون صوتك الطبيعى فى المحادثة هو أفضل وأصح نحويًّا. وبإمكانك دائمًا العودة وتصحيح الأخطاء الرئيسية فى وقت لاحق. فمن الأسهل كثيرًا أن تقوم بتحرير ما قد تمت كتابته أو إملاؤه بشكل صحيح تمامًا من أول مرة.

ثالثًا: ركِّز على إملاء أفكارك فى أسرع وقت ممكن، وبعد ذلك عد ونقحها قبل وضع اللمسات الأخيرة عليها. وفى وقت لا يكاد يذكر على الإطلاق، سوف تتمكن من إملاء الخطابات والتقارير بشكل صحيح تمامًا لدرجة أنها لن تحتاج إلى تصحيح أو تعديل على الإطلاق.

7. اجعل السفر الجوى مثمرًا. يعد السفر أحد المجالات المهمة التى يعد التنظيم الشخصى فيها مهمًّا، ولاسيما السفر الجوى. منذ بضع سنوات، استعانت شركة “هيوز إير ويست” – وهى شركة طيران إقليمية كانت تعمل فى وقت ما فى غربى الولايات المتحدة – بشركة استشارية لمقارنة كفاءة الطيران بالدرجة الأولى بالطيران بالدرجة الاقتصادية، ومع العمل فى المكاتب العادية. وما توصلت إليه هذه الشركة هو أن ساعة واحدة من وقت العمل دون انقطاع فى أى طائرة قد حققت ما يعادل ثلاث ساعات من العمل فى بيئة عمل عادية. وكانت الكلمة الرئيسية هى “دون انقطاع”. فإذا كنت تخطط مسبقًا وتنظم عملك قبل المغادرة للمطار، فإنك تستطيع إنجاز قدر هائل من العمل أثناء وجودك فى الهواء.

تحقيق أقصى استفادة من وقت السفر الجوى

لأن الكثير من الناس يسافرون عن طريق الجو من أجل إنجاز الأعمال اليوم، من الضرورى أن تعرف كيف تجعل كل ساعة من ساعات السفر تصب لصالحك وصالح شركتك.

احصل على المقعد المناسب

نقطة البداية للحصول على أقصى استفادة من الوقت الذى تستغرقه الرحلة الجوية هى أن تحجز مسبقًا مقعدًا غير محجوز عن النافذة. والسبب فى أنك يجب أن تحصل على مقعد غير محجوز عن النافذة هو أنه سيكون لديك درج يفتح أمامك للعمل عليه.

ويجب أيضًا أن تحافظ على حقيبتك فى متناول يدك خلال الإقلاع والهبوط، وفى ظل وجود مقعد بعيد عن النافذة لن يكون هذا ممكنًا. فعندما تسافر، تصبح حقيبتك هى مكتبك المتنقل. ووجود مقعد بجوار النافذة سوف يسمح لك بإخراج المواد الخاصة بك والانطلاق فى العمل دون مقاطعة من شخص يريد أن يمر من خلالك للذهاب إلى الحمام. وتأكد من أن تؤكد لوكالة السفريات الخاصة بك بأنك لا تريد مقعدًا قبالة المطبخ أو الحمام على متن أية طائرة؛ فهذه المقاعد تكون صاخبة جدًّا ومشتتة لأى جهد مركز.

وعندما تحزم عملك من أجل رحلة، نظمه حسب الموضوع. اجلس على مكتبك قبل المغادرة واستعرض ما ستقوم بإنجازه أثناء وجودك فى الهواء. وقبل أن تغادر، تأكد من أن لديك جميع المواد، والمظاريف، والطوابع، والمظاريف الخاصة بشركة (فيدرال إكسبرس) فى متناول يديك عندما تبدأ العمل. وينبغى أن تكون حقيبتك مجهزة تجهيزًا كاملًا بكل شىء ستحتاج إليه. وسوف تذهل من كم العمل الذى يمكن أن تنتجه على متن أى طائرة عندما تركز عليه.

اذهب إلى هناك فى وقت مبكر

إحدى التقنيات المهمة للحصول على أقصى استفادة من وقت السفر الخاص بك هى أن تصل إلى المطار قبل مغادرتك بساعتين على الأقل؛ فمعظم المسافرين التجاريين اليوم يصلون قبلها بستين دقيقة فقط للحاق بالطائرة، حتى مع زيادة إجراءات الأمن. وقد أظهرت الدراسات أنك إذا وصلت إلى المطار فى آخر لحظة ممكنة، فإنك تواجه ضغطًا هائلًا. ونتيجة لذلك، فمن الممكن أن يستغرق الأمر منك ساعتين للاسترخاء والاستقرار حتى تصل للدرجة التى يمكنك عندها التركيز عندما تقلع الطائرة.

من الأفضل بكثير بالنسبة لك أن تصل إلى المطار وأنت مسترخ، مع وجود متسع من الوقت الاحتياطى. وعندئذ، وحالما تصبح على متن الطائرة، تستطيع أن تبدأ العمل والاستمرار فيه حتى تهبط الطائرة.

تجنب الإلهاء أو التشتيت

احرص على أن تعمل بشكل مطرد خلال الرحلة. انخفض برأسك وركز دون أى تشتيت أو إلهاء. وقاوم الإغراء لقراءة الصحف أو المجلات الموجودة بالطائرة. وهناك بعض المسافرين الذين يحملون مجموعة من سماعات الأذن يستخدمونها لعدم تشجيع الشخص الموجود بالمقعد المجاور على الحديث معهم.

وهناك مسافر دائم أعرفه، لديه إجابة رائعة إذا أراد جاره فى المقعد الدخول فى محادثة معه. فعندما يسأله الشخص الذى بجواره عما يفعله، فإنه يستدير إليه، ويبتسم بعذوبة، ويقول: “إننى أجمع التبرعات لمؤسسة دينية”. فلم يحدث وفشلت هذه الحيلة مطلقًا فى إنهاء المحادثة، كما أنها تحرره ليستمر فى العمل بهدوء لبقية الرحلة.

وإليك نقطة واحدة أخيرة بشأن السفر الجوى: أفضل وقت للقيام بعمل جاد ومركز هو عندما تكون على متن طائرة مسافرة للخارج، وعندما تكون مفعمًا بالنشاط. وأفضل وقت لقراءة الكتب أو المجلات، أو الاسترخاء ومشاهدة الأفلام، هو عندما تكون عائدًا؛ ففى طريق العودة، عادة ما تكون متعبًا وغير قادر على القيام بعمل مثمر. لذلك احرص على أن تستفيد من الرحلة المتجهة للخارج، واستخدم كل دقيقة لأداء العمل الذى لم تتمكن من إنجازه فى
المكتب.

يعد تنظيم نفسك هو نقطة الانطلاق لذروة الأداء؛ فالتخطيط الدقيق وتنظيم عملك قبل البدء سوف يحقق لك تحسينات مثيرة فى إنتاجيتك وأدائك، ونتائجك. ولا يمكنك أن تكون جيد التنظيم إذا لم ترغب فى إنجاز معظم ما تقوم به فى الوقت المتاح لديك؛ فهذا هو سر قوة الوقت.

“يجب أن تكون حاد الذهن. انطلق نحو الشىء الوحيد الذى تقرره”.

تدريبات عملية

1. صمم اليوم على أن تصبح واحدًا من أفضل الأشخاص المنظمين فى عملك. كرر هذه الجملة التعزيزية: “إننى منظم وكفء فى كل شىء أفعله!” حتى يتم قبول هذا الأمر لدى عقلك الباطن.

2. دوِّن كل شىء قبل أن تبدأ. اعمل دائمًا من خلال قائمة معينة، وأضف عناصر جديدة للقائمة قبل البدء فيها.

3. اقتن مخططًا للوقت من أى نوع، حسب النسق الذى ترغب فى استخدامه بأقصى قدر من الارتياح (كالنسق الرقمى أو الورقى مثلًا)، واستثمر الوقت اللازم لتعلم كيفية استخدامه؛ فالنتيجة المتحققة من توفير الوقت وزيادة الإنتاجية ستكون هائلة.

4. نظف مكتبك أو مساحة العمل الخاصة بك وحافظ على نظافتها، واضبط نفسك لتكون قدوة للآخرين الذين يريدون أن يعرفوا كيفية عمل شخص يحقق قمة الأداء.

5. اجمع كل ما تحتاج إليه قبل أن تبدأ العمل، وركز على مهمة رئيسية واحدة فى كل مرة.

6. تعامل مع كل قطعة من الورق مرة واحدة فقط، واتخذ أى إجراء مع كل قطعة تلتقطها. وكلما كان ذلك ممكنًا، سلمها لشخص آخر، أو أرجئ النظر فيها، أو تخلص منها، أو تعامل معها على الفور.

7. اجعل كل دقيقة تصب لمصلحتك، وخصوصًا عند السفر الجوى. فمن خلال التنظيم المناسب، يمكنك إنجاز عمل يوم كامل على متن رحلة جوية واحدة.