يعود الكثير من الضغوط التي نواجهها في حياتنا إلى جدول المهام الذي نعتقد أنه مستحيل أو لا يمكننا القيام به. وربما يحدث هذا بسبب العديد من العوامل، ولكنه في النهاية يجعلنا نعتقد أنه من المحتمل ألا نستطيع إكمال مهام معينة في إطار المواعيد النهائية المطلوبة بدون ساعات إضافية من العمل أو أخذ العمل إلى المنزل، مقرونة بجدول مواعيد حياتنا الشخصية. وربما يتسبب جدول المواعيد المستحيل في تعرضنا إلى ضغوط هائلة ربما تترك آثارًا هائلة – إذا لم نتعامل معها بشكل مناسب – على صحتنا العقلية والجسدية وعلاقاتنا العائلية وحياتنا الشخصية. وفي هذا الفصل سوف نركز على جدول المواعيد المستحيلة.
التحدي
إن وجود جداول الأعمال في حياتنا أمر مهم؛ فهي تحدد المواعيد النهائية المتوقعة، وتضع خطوطًا زمنية لإكمال المهمة، ويجب أن تتسم بالمرونة الكافية لكي تتضمن الجوانب المهمة من وظائفنا، مثل المواعيد المقررة، أو الاتصالات الهاتفية، أو زيارات المبيعات. وينبغي وضع جداول الأعمال الوظيفية بشكل مثالي من خلال اشتراك الموظف والمشرف معًا في وضعها، ولكن، في الغالب، يتم فرضها على الموظف في عملية تقوم بتصفية متطلبات جدول الأعمال من أعلى لأسفل. فإذا كنت موظفًا مسئولًا، فسوف ترغب في بذل كل جهد ممكن من أجل الحفاظ على التزامك بالجدول، ولكن إذا كان الجدول مستحيلًا بالفعل، فإن هذا الاجتهاد ربما يؤدي إلى الإحباط الوظيفي والشعور باليأس من إنجاز أي شيء داخل الإطار الزمني المحدد. وربما يؤدي هذا إلى أداء وظيفي سيئ؛ مما يتسبب في زيادة مستويات الضغوط لدينا. وربما ترتكز الجداول المستحيلة على مشروعات معينة ولا تدوم إلى الأبد، ولكنها ربما ترتبط بتغييرات منهجية لا يبدو لها هدف واضح. ويتمثل التحدي في إدراك الوقت الذي يكون فيه جدول الأعمال مستحيلًا بالفعل، والأمور التي يمكننا القيام بها من أجل تيسير تحقيق متطلبات العمل، والتعبير عن اهتماماتنا دون أن نبدو انهزاميين، والتوصل إلى بدائل يمكنها مساعدتنا على إنجاز الوظائف دون تكديس الكثير من التوقعات الزائفة علينا وعلى أدائنا.
الحقائق
ربما تعني الزيادة المنهجية في أعباء العمل وجدول الأعمال أنه من المطلوب منك أن تقوم بعمل الموظفين الذين لم يعودوا يعملون في الشركة، إما بسبب التسريح المؤقت أو التناقص. وتطلب شركات عديدة – من أجل زيادة مستوى الإنتاج – من موظفيها الحاليين القيام بالمزيد من الأعمال مع قلة الموارد والقيام بواجبات الموظفين الذين لم يعودوا يعملون في الشركة. فإذا كان جدول أعمالك يسمح بمثل هذه المهام الإضافية، فربما يمكنك القيام بهذه الواجبات الإضافية؛ مما يؤدي إلى تعزيز صورتك كموظف مستعد لزيادة الجهد لقبول المهام الإضافية ويتمتع بالمهارة والقدرة على تنفيذها. ويتمثل الجانب السلبي في إظهار هذا النجاح في احتمال أن يطلب منك القيام بمهام إضافية لأن الآخرين أصبحوا يرونك كعامل معجزة.
ويؤدي التعامل مع جدول أعمال مستحيلة إلى ترك العديد من الآثار الكبيرة علينا:
– التأثيرات الجسدية، مثل آلام العضلات أو المفاصل، وقصر التنفس ومشكلات الهضم؛
– الإحساس بالإحباط الذي ربما يؤدي إلى عدم القدرة على إنجاز أي شيء؛
– اضطرابات النوم، عادة بسبب قلة النوم؛
– الاعتماد على الإفراط في تناول الطعام أو تناول الكحوليات من أجل الشعور بالراحة من الضغوط؛
– تضرر العلاقات مع عائلتك بسبب إحباطاتك الخاصة وقلة الوقت الذي تقضيه معهم؛
– الصداع؛
– اليأس من الوفاء بمتطلبات جدول الأعمال؛
– قلة الاهتمام بالتفاصيل؛ مما يمكن أن يؤدي إلى ارتكاب الأخطاء أو الحوادث الوظيفية.
هناك العديد من العناصر التي تؤدي إلى جعل جدول الأعمال مستحيلًا، أو وضع مواعيد نهائية لا يمكن الوفاء بها في الإطار الزمني المخصص لها:
– جدول الأعمال الذي يتسم بالطموح الشديد. ويؤدي تقليص الإطار الزمني وإضافة الموارد فحسب إلى المشروعات إلى تأخير الانتهاء من المشروع فحسب. وليس هناك مبلغ من المال يستطيع أن يعوضك عن العمل طوال اليوم، وربما تكون عقوبات الأداء على عدم الوفاء بالمواعيد النهائية قاسية للغاية.
– عدم كفاءة التخطيط. يجب أن تفهم ما تقوم به والكيفية التي تعمل من خلالها. اترك مساحة في جدول أعمالك من أجل التغييرات.
– قلة المعلومات. تجب عليك معرفة المطلوب منك بالضبط، والأمور التي يجب القيام بها مع كل أمر قابل للإنهاء.
– عدم كفاية الموارد أو عدم توافرها. لا تملك ما تحتاج إليه بشكل مستمر من أجل الوفاء بمواعيد العمل النهائية.
– تغير المتطلبات باستمرار. في بعض الأوقات، تعني جداول الأعمال المستحيلة تغير مجال العمل باستمرار.
– المشكلات الخفية. بينما تقبل جدول الأعمال، ضع في الاعتبار أي عنصر ربما يتسبب في تأخير المشروع، وعبر عن هذه الاحتمالات منذ البداية.
الحلول
يعود الكثير من إدمان العمل إلى محاولة تلبية جدول أعمال مستحيل؛ حيث تنتابنا الهواجس نحو العمل، ونقضي ساعات طويلة في العمل على أساس منتظم، ونأخذ العمل إلى المنزل. ورغم أن هذا ربما يكون مقبولًا عند القيام بتعديل قصير المدى على جدول أعمالنا، فإن هذه الممارسات ربما تكون مدمرة على المدى الطويل. وحتى إذا كنا نعتقد أننا نرتبط بوظائفنا ارتباطًا قويًّا ونحقق الازدهار في ظل جداول الأعمال المستحيلة أيضًا، فإن الحقيقة هي أننا نحتاج إلى وقت لأنفسنا بين حين وآخر من أجل التأقلم مع متطلبات جداول الأعمال. ولقد كتب رائد الإعلانات، “ديفيد أوجلفي”، أنه كان يقضي ساعات طويلة في العمل من أجل تنمية وكالته وإدارتها، ولكنه كان يعوض هذا عن طريق وضع موعد لإجازة طويلة أو أكثر من أجل الابتعاد عن الوظيفة وإعادة التزود بالطاقة. ولذلك، يجب عليك البحث عن وقت من أجل الابتعاد عن العمل، والذهاب إلى مكان لا يمكن الوصول إليك فيه، سواء كنت تقوم بأنشطة يومية مع الأصدقاء، أو العائلة، أو تمارس هوايات، أو تأخذ إجازة تبتعد بك عن المكتب فترة كبيرة. ويتسبب أخذ العمل إلى المنزل في عزلك عن عائلتك؛ مما يجعلك تشعر بأن وظيفتك تتحكم في حياتك.
ويعد التواصل أمرًا أساسيًّا عند التعامل مع جدول الأعمال المستحيلة. وعندما يتم تكليفك بمهام جديدة، فعليك أن تستوضح الأمور المطلوبة منك بالضبط، وعما إذا كانت المواعيد النهائية ملزمة، أم لا. حدد نقاطًا للمراجعة من أجل تحديد إذا ما كنت تحافظ على الجدول، أم لا، ولكي تتجنب المفاجآت المزعجة. وإذا ظهر أن الجدول غير عملي، فأخبر رئيسك عن شعورك، وسبب اعتقادك أن الجدول مثير للمشكلات. وعليك أن تتأكد من وجود بدائل عملية في هذا التواصل، ولا تجعله فرصة للبكاء أو الاعتراف بالهزيمة فحسب. وإذا كان بإمكانك الحصول على المساعدة من شخص ما من خارج الشركة، فاسع إلى طلبها، ودع رئيسك في العمل يعرف أنك تشارك في حمل أعباء العمل وأسباب ذلك. وعلى قدر المستطاع، خذ ملاحظات حول عمليات التواصل هذه واستجابة رئيسك في العمل، واحفظها في ملف من أجل الرجوع إليها في وقت لاحق. وتعتبر ردود البريد الإلكتروني طرقًا ممتازة من أجل الاحتفاظ بسجل للتواصل.
ويعد التنظيم ووضع الأولويات عناصر مهمة في اكتساب التحكم في جدول الأعمال المستحيلة؛ فالمكتب الذي يكتظ بالأوراق والملفات، وصندوق البريد الإلكتروني الذي يزدحم بالرسائل، يسببان الرعب لأي شخص. راجع أوراقك بدقة، وكن قاسيًا وارم ما لم تعد بحاجة إليه من ملفات، واستخرج الركائز التي يجب القيام بها من بين بقية الأعمال. وسوف يساعدك هذا على التواصل مع عملك بشكل أكثر سهولة، وتجنب تضييع الوقت في محاولة العثور على الأعمال الورقية. ضع في الاعتبار أنه إذا كانت كل وظيفة ذات أولوية قصوى، فلن يتم إنجاز أية وظيفة. وتأكد من وضعك قوائم بالمهام التي يجب عليك القيام بها، أو قم بترتيبها حسب ما يجب القيام به على الفور، وما يجب القيام به في وقت لاحق، وما يمكنه الانتظار حتى يصبح لديك وقت لتناوله.
يجب أن تضع جداول الأعمال المستحيلة في الاعتبار. فإذا كان المشروع محدودًا، فسيصبح التعامل معه أكثر سهولة. ويكمن خطر الضغوط، عندما يبدو جدول الأعمال المستحيلة بلا نهاية، أو يزداد سوءًا. يجب أن تكون قادرًا على الفصل بين الاثنين، ووضع كل نوع في الاعتبار. وعليك أن تكافئ نفسك – على قدر المستطاع – نتيجة الوفاء بأحد المواعيد النهائية الصعبة عن طريق منح نفسك غداء أو عشاء لطيفًا، أو شراء بعض الأشياء الجديدة؛ مثل كتاب أو أسطوانة جديدة.
ويجب عليك أن تتعلم كيفية قول “لا” فيما يخص الالتزامات الخارجية، إذا كنت تواجه مواعيد عمل متزمتة. ويعود جزء من الضغوط التي تنشأ بسبب جداول الأعمال المستحيلة إلى القيام بموازنة ذلك الجدول مع الواجبات الخارجية، فإذا كنت تتعرض لضغوط هائلة في العمل، فإنه يجب أن تكون قادرًا على قول “لا” من أجل المساعدة على إنجاز حدث معين، أو حضور مناسبة اجتماعية عائلية. وربما تضطر إلى أن تطلب من شريكك القيام ببعض هذه الواجبات، خلال قيامك بهذا المشروع، مع العلم بوجود نهاية قريبة. وليست هناك حاجة بك إلى أن تكون ناسكًا، ويجب أن تتجنب القيام بالعديد من المهام في الوقت نفسه من أجل الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة.