كيفية تحديد الوقت ببرنامج | إدارة الوقت

يتطلب تفعيل وقتك التفاني والمثابرة لكنك ستجده مجدياً عندما تبني خطتك أخيراً وتخرجها إلى حيّز التنفيذ وذلك بإدارتك لوقتك. حينها تصبح النشاطات الرئيسية في خطة تفعيلك لوقتك هي قائمة الأشياء الواجب فعلها والتي تحول الخطة إلى حقيقة. قد يبدأ بعض الناس بخطة “الرؤية الكبرى” التي تدمج كل الأهداف الرئيسية. وقد يشعر الآخرون بأنهم أكثر ارتياحاً ورضاً بالتركيز على هدف رئيسي واحد والبدء بالعمل تجاهه أولاً. وعلى أية حال مهما كانت الطريقة التي تريد البدء بها فإن وضع برنامج والمحاولة بكل ما في وسعك للالتزام به هو الطريقة الفعالة للوصول إلى أهدافك. كيف يمكنك فعل ذلك؟ يمكنك ذلك من خلال تحديد الوقت ببرنامج.

حدد الوقت ببرنامج واقعي

إن تحديد الوقت هو أسلوب جدولة فعّال يستطيع مساعدتك في تخطيط أيامك. مع وجود رؤية للصورة الكبرى من تنظيم وقتك وقائمة الأشياء اللازم فعلها لإنجازها، فإنك تستطيع البدء بتحديد وقتك ضمن برنامج منسق. امنح نفسك وقتاً إضافياً قليلاً عند تحضيرك للبرنامج. فعلى الأغلب ستقوم بتقدير وقت أقل بدلاً من وقت أكبر للمهام. بتعبير آخر، أضفْ وقتاً إضافياً للمهام وذلك للتعامل مع الأشياء المفاجئة

كيف تنظم الوقت في قوالب محددة

ببساطة إن قولبة أو تحديد الوقت هو عملية تكرار تساعدك في تشكيل جدولك لإنجاز أهدافك المرغوب بها:

أنشئ قائمة ما يجب فعله. قرر ما تريد إنجازه ومن ثم ضعْ قائمة بالمهام. ضع في القائمة كل شيء تريد إنجازه في الفترة الزمنية الموجودة سواءً أكانت يوم أو أسبوع أو شهر أو فصل. يمكن أن تتضمن قائمة ما يجب فعله الأهداف والمهام الضرورية للوصول إلى هذه الأهداف وكذلك النشاطات الشخصية مثل التمارين الرياضية.

قسّم قائمتك إلى أصناف. تناول قائمتك عما يتوجب فعله ونظمها في فئات. صنفْ مهامك بحسب فعاليتها في العمل مثل استراتيجية أو تطوير العمل أو المعاملات اليومية أو إدارة الناس، (تذكر: إن تقنية تحديد الوقت في برنامج يمكن تطبيقها على حياتك الشخصية أيضاً. حيث يمكنك تصنيف قائمة شخصية بما يتوجب فعله إلى فئات مثل العمل في الحديقة أو لعب الكرة أو الطبخ).

سجل وقتك. احتفظ لمدة أسبوع بسجل يحوي كل ما تفعله من مهام وكم من الوقت تطلبت كل مهمة. سجل إنجازاتك مدوناً ما أنهيت وما لم تنهي من عمل. وفي نهاية الأسبوع، دقق في سجلك لتعرف فيما إذا كنت تمضي وقتك في الأماكن والأشياء الصحيحة أي التي تشعر أنها هامة بالنسبة لك.

قم ببناء مهارتك لتقدير للوقت. إذا لم تضع معايير لمقدار الوقت الذي تكرسه لكل مهمة، فإن قائمة ما يجب أن تفعله ستكون مفيدة بشكل هامشي فقط. يتوجب عليك تقدير كم من الوقت برأيك ستستلزم كل مهمة في القائمة. إن التقدير لن يساعدك فقط في إكمال المهام المتواجدة على القائمة فقط ولكنه أيضاً سيحسن قدرتك على تقييم الوقت وإدارة توقعات الآخرين من حولك بتعاونك معهم. فكر بحرص بكل الخطوات الضرورية لإكمال المهمة وضعْ تقييماً واقعياً. هذه هي الخطوة التي “تجعلني صريحاً”، يقول بيران بيتر وهو المدير العام التنفيذي لشركة أركوا وهي شركة خدمات التدريب التقنية في مدينة ويست بورو في ولاية ماساتشوستس. حيث يتابع قائلاً:

“إذا أدركت أنني لن أحقق مهامي في الوقت المقدر لها، أستطيع حينها تقييم وتقدير السبب وكيفية إجراء التعديلات اللازمة للعودة إلى الوقت المحدد للوصول إلى الهدف.”

امنح نفسك بعض الوقت الزائد. احجز مقدار الوقت المناسب على رزنامتك لكل مهمة. على سبيل المثال، إذا قدّرتَ أن كتابة خطة عمل ستأخذ 32 ساعة فإنك تستطيع حجز أربع ساعات في صباح كل ثلاثاء وخميس لمدة الأربعة أسابيع التالية. إن التحدي يكمن طبعاً في وضع الأولويات وتنسيق الوقت حيث يعطي معنىً. قدِّر وقتاً زائداً بدلاً من تقدير وقتٍ أقل. فالتبديل شيء حتمي وربما تريد إضافة مهام في منتصف مسار الخطة.

نصيحة: أوجد وقتاً للتفاوض وتبديل توازن وقتك مما تفعله الآن إلى ما يجب عليك فعله.

نصيحة: تذكر أنه لن تحدث أياً من هذه التغييرات فجأة، ولكن بدون امتلاكك لرؤية واضحة للمكان الذي تريد أن تكون فيه فإن هذه التغييرات لن تحدث أبداً. إذاً امتلاك رؤية واضحة لهدفك تجعلك قادراً على صنع التغييرات اللازمة في جدول عملك في الوقت المناسب.

خلال تطبيقك للبرنامج سجل الوقت التقديري إلى جانب الوقت الفعلي لكل مهمة واصنع التعديلات اللازمة. إن هدفك هو تدبر النشاطات اليومية في برنامجك للمحافظة على الصورة الكبرى في ذهنك. (انظر إلى الجدول، أداة تحديد الوقت).

يقول مايكل روثمان وهو مطوّر برامج كمبيوتر:

“عندما أريد القيام بشيء هام ولكنه ليس عاجلاً جداً، لنقلْ إنه ليس عقداً فورياً، فإنني أقول لنفسي بأنه يجب أن أمضي نصف ساعة كل يوم على هذا الأمر. وهذا ما أقوم به فعلاً لأنني إذا أهملته سيصبح حالة طارئة قريباً. لذا كل أسبوع في مفكرتي الالكترونية، أستطيع رؤية ما أنجزت أو لم أنجز من المهام المستقبلية. أضعه دائماً على قائمتي وأحدد بعض الوقت، مثلاً كل صباح من التاسعة إلى التاسعة والنصف، للعمل على واحدة من هذه المهام. إنه مثل التدرب على الغيتار.”

نصيحة: لماذا تستخدم تقنية تحديد الوقت؟

– تجعلك تفكر في حدود مهامك اليومية وتنظم الوقت الضروري لأدائها.

– تزودك بإطار عمل لتنظيم التوقعات والحدود. إذا كانت رزنامتك مليئة بالمهام لهذا اليوم، سيتوجب عليك رفض أية مهام أخرى أو إعادة تقييم أولوياتك بشكل واعٍ.

– تحسّن قدرتك على تقييم احتياجات الوقت. إن القدرة على تقدير كم من الوقت ستتطلبه أية مهمة هو مهارة تميز المدراء الناجحين.

– ستكون في وضع أفضل للتقييم فتتمكن من إيقاف سير الخطوات التمهيدية غير الفعالة. والتي تستهلك الكثير من الوقت.