كيفية تطوير خطتك | إدارة الوقت

لقد حددتَ أهدافك الرئيسية ونشاطاتك الأساسية والمهام المرتبطة بها. والخطوة التالية في تفعيل وقتك ستكون التأكد من أن خطتك الكاملة واقعية وممكنة التحقق. ضع كل فئاتك ونشاطاتك ذات الأولوية الأولى لديك مع بعضها في خطة تفعيل الوقت ووزّع الوقت بنسبة مئوية من الوقت الكلي المتوفر لديك. كيف يمكن ترجمة هذه النسبة المئوية إلى ساعات فعلية في أسبوع عمل متألف من 40 ساعة؟ هل يمكنك تنفيذ المهام ضمن الكمية المعطاة من الوقت؟.

وهناك طريقة أخرى للنظر إلى الصورة وهي التمثيل البياني الدائري الذي يظهر بسرعة أي فئة يجب أن تتلقى الاهتمام والوقت الأكبر.

فحالما تكون قد وضعتَ تمثيلاً بيانياً دائرياً لتصنيف الوقت الموجّه للهدف (راجع الشكل 1) وقارنته بجدولك لتصنيف وقتك الفعلي (راجع الشكل 2)، ستجد كم هما مختلفان وستتعلم من هذه المقارنة كيف تصنف الأولويات مع الوقت. تقول بيث جابمان:

“إن التدقيق في وقتك أمر هام. فرؤيتك للمكان الذي يجب أن تضع فيه وقتك ولماذا يجب أن تفعل ذلك أمر هام جداً. لكن تحتاج أن تكون سبّاقاً في النشاط. فلا يمكنك فقط الذهاب إلى مشرفك والقول: “أوه، انظر إلى هذا… وافعل شيئاً حياله.” بل عليك تقديم طرق واقعية لحل المشكلة وتحتاج للمزاحمة والجهد للوصول إلى المصادر التي تحتاجها كي تقوم بالعمل الذي وكلت القيام به. إن التدقيق في وقتك ورؤيتك للمكان الذي تريد الوصول إليه هي الأدوات التي تساعدك في بلوغ الهدف.

التأكد على أرض الواقع من توزيعك لوقتك الفعلي والوقت المحتاج للوصول إلى الهدف

عندما تنظر في الوقت الذي تستغرقه في الواقع للوصول إلى أهدافك، ربما تدرك بسرعة أنه بإمكانك الانتهاء بـ 150 ساعة عمل في الأسبوع. فكل منا يحتاج لوقت أكبر. لكن بما أنه لا يمكن لأحد الحصول على أكثر من 24 ساعة في اليوم. فإن خيارك الوحيد هو استخدام هذا الوقت بفعالية أكبر.

إحدى الطرق لنيل الوقت الذي تحتاجه في الوصول إلى أهدافك هو تقليل الوقت الذي تمضيه في نشاطات أخرى ولكن كيف ذلك؟

إذا كنت قد أنهيت التدقيق في الوقت لنشاطاتك الأقل أولوية فإنك قد تكون مدركاً للمناطق التي ترغب أن تمضي وقتاً أقل فيها. الآن قارن الوقت الفعلي الذي تمضيه كل أسبوع مع الصورة الكبرى لتوزيع الوقت للوصول إلى فكرة أكثر دقة عن أين وكم المقدار الذي تحتاجه لتقليل وقتك.

على سبيل المثال، لنقل إنك تريد التقليل بنسبة %15 من الوقت الذي تمضيه في مهام إدارية. يمكنك تحويل هذا الوقت الزائد إلى التخطيط الاستراتيجي أو الإدارة تجاه الجهات العليا. إن تقليل الوقت المصروف في الأعمال الإدارية بنسبة %15 قد لا يكون هدفاً فورياً وواقعياً بالنسبة لكثير من المدراء، لكن أي خطوات تتخذها في الاتجاه الإيجابي ستضعك على مسار الهدف. تقول إليزابيث جوي:

“إن الشيء الذي اعتدت على القيام به منذ أيام الدراسة الثانوية هو إعداد القوائم. قد تمتد قائمتي لتغطي أسبوعاً كاملاً. أطبع عادة رزنامة بجدول الأسبوع. أحاول أن أقدر كم من الوقت ستستغرق الأشياء وأصنع أيضاً قوائم للاتصالات الهاتفية اللازمة والمشاريع والأشياء الأخرى التي أريد إنجازها في ذلك الأسبوع. في نهاية الأسبوع، أجد أنني أنهيت مجموعة من الأشياء. وأجد أنه إضافة إلى تنظيم وقتي فقد ساعدتني القوائم على تذكر ما يتوجب علي فعله.

نصيحة: كن سباقاً في النشاط. مع تسجيل كيفية قضاء وقتك وإعطاء صورة واضحة عن أهدافك، تستطيع السيطرة على مسيرتك المهنية.