إدارة الوقت لتقليل الضغوط العامة

ربما تأتي الكثير من الضغوط في حياتنا من الشعور بعدم وجود ما يكفي من الوقت في اليوم من أجل إنجاز ما يجب علينا، أو ما نريد القيام به في المواقف العائلية أو في المواقف الاجتماعية الأخرى؛ فنحن نشعر بالانسحاق أمام موجة من التوقعات التي سرعان ما تستبدل المهام التي يجب أن ننجزها بمجموعة جديدة تمامًا من المهام. وتجب علينا إضافة هذه المهام إلى ما يتوقع منا بالفعل، وربما تؤدي الضغوط التي تحدث نتيجة التساؤل عن كيفية القيام بكل هذا إلى الوقوع فريسة لحالات مرضية موهنة والعجز عن إنجاز أي شيء. لقد تعلمنا بعض مهارات إدارة الوقت خلال حياتنا، ولكن الآن، يجب علينا صقل هذه المهارات من خلال تلبية المتطلبات التي تفرض علينا في حياتنا، بشكل أفضل.

التحدي

كم مرة جلست وتعجبت من كل الأمور المطلوبة من وقتك، وفكرت في الكيفية المحتملة للقيام بها جميعًا، مع الحفاظ على وجود حياة طبيعية أيضًا؟ إننا نواجه عددًا لا نهاية له من التوقعات، ونضطر إلى التفكير في الأمور التي يجب القيام بها، والوقت الذي يجب إنجازها فيه. وربما يتسبب هذا التآكل في وقتنا إلى حدوث ضغوط هائلة، ربما تظهر في شكل استجابات انفعالية أو جسدية نحو الضغوط الناتجة عن الشعور بأننا لا نملك الوقت اللازم من أجل القيام بالأمور المطلوبة منا. ومن الناحية الواقعية، ربما يؤدي الإحساس بأن الوقت لا يكفي إلى بعض المشكلات الحقيقية، مثل عدم إنجاز المهام بسبب التأجيل، والقيام بعمل أقل من المقبول في مشروع معين من أجل الانتهاء منه فحسب، ونسيان القيام بالأمور بسبب غائب عن إدراكنا. وتمثل إدارة الوقت مصطلحًا يستخدم بكثرة من أجل المساعدة على حل هذه المشكلة، ولكن العديد منا لا يفهمون بالفعل كيفية إدارة الوقت والتعامل مع الموضوعات الأخرى المتعلقة بالوقت بطرق يمكنها إما التخفيف من حدة الضغوط أو على الأقل تقليلها. ولذلك، يجب علينا التفكير في كيفية إدارة وقتنا، والتأثيرات المحتملة للإدارة المناسبة للوقت. ويتمثل التحدي في إدراك الوقت الذي لا تعمل فيه طريقتنا في إدارة الوقت بشكل مناسب، والبحث عن طرق إدارة الوقت بشكل أفضل، وتعلم كيفية جدولة المشروعات، ورؤية المنافع المتضمنة في بذل الجهد من أجل إدارة الوقت على نحو أكثر فاعلية، ومن الممكن أن يصبح الوقت صديقنا، لو استخدمناه على نحو مناسب، وربما يؤدي هذا الاستخدام المناسب إلى تقليل ضغوط الحياة الحديثة بشكل كبير للغاية.

الحقائق

ربما يمتد وقتنا عبر مجموعة من المجالات التي تحتاج إلى انتباهنا. وربما يعتمد هذا على وضعك الخاص، ولكنه بشكل عام يتضمن:

–  الأنشطة العملية وذات الصلة بالعمل؛
–  التعليم، بما في ذلك التعليم الرسمي والتعليم المستمر؛
–  المسئوليات العائلية، بما في ذلك التحسينات المنزلية، والتخطيط للإجازات؛
–  الأنشطة الاجتماعية مع الأصدقاء؛
–  التطوع أو الأنشطة المرتبطة بالأعمال الخيرية.

ويتمثل أحد الآثار السيئة لسوء إدارة الوقت في الميل إلى تأجيل المشروعات؛ لأننا لا نستطيع أن ندرك كيفية التعامل معها. ويعد التسويف ممارسة هدامة؛ لأنها تمنعنا عن إنجاز الأمور، ثم تزيد الضغوط التي نشعر بها بسبب الشعور بأن هناك أمورًا لا نقوم بإنجازها. ويميل كل شخص إلى التسويف في بعض مجالات حياته، ولكن عندما تصبح ممارسة هذا التسويف مزمنة، فربما تصبح أحد المثيرات الكبرى للضغوط.

ويتمثل أحد المجالات التي ربما نلجأ فيها إلى التأجيل أو إضاعة الوقت في اتخاذ القرارات. فربما نشعر بالعذاب حيال ما إذا كنا نتخذ القرار الصحيح أم لا. وهناك قاعدة ذهبية تقول: “لا تعط اتخاذ القرار وقتًا أكثر مما يستحقه”. ودائمًا ما ستكون هناك بعض المخاطر بسبب عدم قدرتنا على رؤية ما يمكن أن يحدث في المستقبل. عليك أن تضع هذا نصب عينيك، وسوف تزداد احتمالات قيامك باتخاذ القرارات.

إذا كنت تملك الوقت والقدرة، فعليك أن تجري دراسة على الوقت لكي ترى درجة إجادتك في إدارة وقتك وتدرك المواضع التي يمكنك القيام بتحسينها. وربما تقرر أن تضع وقتك على رأس المشروعات ذات الأولوية في ثلث يومك، وربما يوجه هذا الأمر جهودك. اطلب من رئيسك أو من زميل تثق به في العمل، إذا كان هذا ممكنًا، أن يلقي نظرة على دراستك للوقت، ويقدم اقتراحات حيال كيفية سير أحوالك.

يعد مفهوم إدارة الوقت خرافة بالفعل؛ حيث يتكون اليوم من 24 ساعة فقط، ولا يمكنك تغيير هذا، وما يمكنك القيام به هو إدارة عملك أو حياتك بشكل أفضل للتناسب مع الـ 24 ساعة في اليوم.

يتفاخر العديد من الناس بقدرتهم على القيام بمهام متعددة في الوقت نفسه, ولكن إذا لم تكن محترفًا، فإن القيام بمهام متعددة في الوقت نفسه يعد ممارسة سيئة، ولا يتيح لنا التركيز بشكل مناسب على الأمور التي نقوم بها والأمور المهمة. وتعد اليقظة بديلًا جيدًا بالنسبة للقيام بمهام متعددة في الوقت نفسه.

الحلول

أصبحت إدارة الوقت كلمة أساسية بالنسبة لرجال الأعمال. ورغم قيام بعض الشركات بتملق إدارة الوقت، فإنها ربما لا تكون على استعداد لمساعدة الموظفين على إدارة وقتهم بشكل أفضل، أو دراسة ممارساتهم التجارية من أجل إدراك كيفية تأثيرها بشكل سلبي على المهارات الجيدة لإدارة الوقت. وفي بعض الأوقات، ترسل الشركات موظفيها إلى ندوات إدارة الوقت، أو تلجأ إلى خبراء لمساعدة الموظفين على إدارة الوقت، ولكن إذا لم يتوافر لديهم الاستعداد لمتابعة هذه الدروس، فإن الوقت المستخدم في القيام بهذا سيصبح وقتًا ضائعًا.

ويمكنك إدارة وقتك على نحو أفضل من خلال التوجهات والأساليب النفسية، إلى جانب استخدام الأدوات العملية المتاحة. وتتنوع هذه الأدوات من حيث درجة التعقيد والفاعلية، وتعتمد كيفية استخدامنا إياها على مستوى الراحة التي نشعر به معها، ولكن أكثر أدوات إدارة الوقت شيوعًا هي:

–  الموارد الإلكترونية وأوراق التخطيط؛
–  المفكرة المفصلة، مثل مخططات المواعيد اليومية، التي يمكنها مساعدة الموظفين على تخطيط وقتهم؛
–  جدول بسيط للمواعيد اليومية؛
–  برامج التذكير التي يمكننا وضعها على جهازنا الحاسوبي، أو هواتفنا المحمولة؛
–  القوائم البسيطة للأمور الواجبة، التي يمكننا استخدامها في إدراج الأمور التي يجب علينا القيام بها وفي أي إطار زمني.

وها هي ذي بعض الاقتراحات البسيطة من أجل إدارة وقتك بشكل أفضل:

–  ضع أهدافك بشكل مكتوب، ثم رتبها حسب الأولوية.
–  ركز على هدفك، ولا تضل طريقك بين الأنشطة.
–  حدد هدفًا مهمًّا في كل يوم، واعمل على تحقيقه.
–  حرر نفسك بشكل شهري من أمر واحد على الأقل من الأمور التي تضيع الوقت في حياتك.
–  أعد قائمة يومية بالأمور الواجبة، ورتب الأنشطة حسب الأولوية. وضع عليها علامة في قائمتك بعد قيامك بها.
–  حاول إنجاز أكثر الأمور أهمية أو إثارة للخوف في يومك الأول.
–  ضع حدودًا لوقت كل مهمة تقوم بها.
–  قم بالأمور بشكل صحيح من أول مرة من أجل تجنب إضاعة الوقت في إعادة القيام بها.
–  ابحث عن ساعة من الوقت المتواصل دون مقاطعة في كل يوم من أجل مهامك الأكثر أهمية.
–  أنهِ ما بدأته، ولا تقفز من شيء إلى آخر.
–  خصص بعض الوقت لنفسك لكي تتأمل ما حدث وتقوم بالتخطيط بشكل مسبق.

ضع قائمة بالأشياء التي تستغرق 10 دقائق. وهذه هي الأشياء التي يجب أن تأخذ 10 دقائق أو أقل في إنجازها، ولكنك تستمر في وضعها جانبًا. نفذ هذه المهام الثانوية خلال فترات الراحة في اليوم، وسوف تشعر بالدهشة من كمية ما تقوم بإنجازه.

عندما تشعر بأن مشروعًا ما يثير ارتباكك، ولا يمكنك معرفة كيفية وضع مواعيد له، فكر في تقسيمه إلى مهام أصغر وأكثر عملية في التنفيذ. ويجب أن يؤدي إنجاز كل مهمة إلى المهمة التالية؛ بحيث يتم إنجاز المشروع في النهاية. وربما يساعدك هذا على إدارة وقتك وإنجاز الأمور.

ويعد تنظيم الأمور طريقة رائعة يمكنك استخدامها في إدارة وقتك. وربما تشعر بالدهشة من كمية الوقت الذي تتسبب في ضياعه في كل يوم في محاولة العثور على ملف ضروري أو شيء آخر من أجل عملك أو حياتك الشخصية. إذا تواجدت في مكان عمل تسوده الفوضى، فسوف تتسبب في إضاعة الوقت. خصص وقتًا في كل أسبوع من أجل تفحص الرسائل الواردة إليك، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، وقم بحفظ ما تريده أو التخلص مما لا تحتاج إليه. أخلِ مكتبك من الأوراق، واحفظها في ملفات، أو ضعها في أكوام مرتبة ترتيبًا منطقيًّا. وسوف تساعدك القدرة على وضع يدك على أي شيء وقت الحاجة إليه على توفير الوقت.

وعند النظر إلى الوقت الذي نقضيه بعيدًا عن أعمالنا، هناك مفهوم يجب أن نضعه نصب أعيننا وهو التركيز على الأمور التي يجب علينا القيام بها في مقابل الأمور التي نريد القيام بها. ويجب عليك أن تقسم الأنشطة إلى هذه الفئات، وتبحث عن التوازن الذي ينجح معك. ربما تشعر بإحساس أفضل عند التخطيط لشيء تريد القيام به في كل يوم، ولكن لا تَعْلَق في الأشياء التي تعتقد أنه يتوجب عليك القيام بها.