كيف تراقب وقتك | إدارة الوقت

إذا تكلمنا بشكل مثالي فإن كل شيء تفعله يجب أن يكون قيم بالنسبة لك – وقيم هنا تعني يتجه بفعالية نحو أهدافك الشخصية أو المهنية التي تريد الوصول إليها. ولا يستطيع أي شخص سواك أن يقرر فيما إذا كان ما تقوم به فعال بهذه الطريقة. فأنت من يتوجب عليه تقرير ما هو الهام لك ولمصلحتك.

شكّل رؤية للصورة الكاملة والكبرى لما تريد أن تكونه

في هذا القسم، ستتعلم كيف تجري تدقيق رئيسي لإدارتك لوقتك وتشكل جدول بياني لتوزيع الوقت الحالي. ثم آنذاك ستشكل جدولاً بيانياً لتصنيف هدفك.

المرحلة الأولى في تفعيل الوقت هي تقييمك لكيفية تمضيتك للوقت حالياً. رغم أن إجراء تدقيق للوقت قد يبدو كعمل شاغل لوقتك، لكنه في الواقع الخطوة الأولى الهامة في تفعيل الوقت. لكي تمضي وقتك بشكل فعال فأنت بحاجة إلى صورة دقيقة عن كيفية تمضيتك لوقتك الآن. فهذه المعلومات عما تفعله فعلاً ستساعدك في تشكيل صورة تظهر لك أين تريد أن تكون. ستقرر بنفسك إلى أي مدى يتعلق ما تفعله بما تريده أو ما ينبغي عليك فعله. بينما تنظر إلى كيفية تمضيتك للوقت الآن، فإن أهدافك ستظهر أمامك بوضوح أكبر.

قسّم عملك إلى فئات مرتبطة بالهدف

إليك بعض فئات الأعمال النموذجية التي يُمضي أغلب المدراء وقتهم فيها. قد تجد أن فئات عملك تختلف عن هذه الفئات هنا ولكن الطريقة العامة لتحديد الفئات تبقى نفسها.

– النمو والتحسن: هذه الفئة تركز على الفرص وليس الأزمات. غالباً ما تكون الفئة التي تحقق فيها القيمة الإضافية العظمى لعملك أو شركتك هي الأكبر. إنها الوقت المستخدم في الإبداع والابتكار بالنسبة لمدير إنتاج وهي الوقت المستخدم في تحسين طرق المعالجة بالنسبة لمدير العمليات وهي الوقت المستخدم في وضع الاستراتيجية بالنسبة للمدير التنفيذي.

– إدارة الناس: يمكنك تقسيم هذا البند إلى ثلاثة أهداف أصغر وهي:

(1 إدارة مشجعة. (2 إدارة مديرة. (3 إدارة مسيطرة. إن قيادة وتوجيه تقارير مباشرة أو تدريب فريق يجعلك قادراً على استخدام وقتك بشكل أفضل، ولكن يجب أيضاً أن تشجع وترعى العلاقات الجانبية والداخلية في الفريق لكي يكون ناجحاً. يدرك القادة المتميّزون أن الوقت المستهلك في العلاقات الداخلية والجانبية للفريق هو وقت عالي الفعالية لأنه يساعدك للتحرك نحو أهدافك.

– المسؤوليات غير الإدارية: يمتلك أغلب المدراء مسؤوليات يومية أخرى غير إدارة الناس. فبالنسبة لمدير مشروع هذا يعني متابعة برامج العمل والميزانية والتعامل مع الباعة. أما بالنسبة للمهندس المعماري فهذه المسؤوليات تتضمن تصميم مباني وبالنسبة لمصمم برامج الكمبيوتر يعني كتابة شفرة أو مراجعة نظام الشفرة لكل الأشخاص الآخرين. مهما كان عملك فهذه النشاطات اليومية المستمرة يمكن تعريفها “بالعمل المعتاد”.

– الإدارة: تتضمن الإدارة كل المهام الضرورية كتقييم احتياجات الموارد في قسمك ومقابلة المتقدمين للعمل والإجابة على الرسائل والبريد الإلكتروني وتعبئة جدول الوقت وتقارير المصاريف وكتابة تقييمات الأداء. هذه الفئة عادة تصدم أكثر الناس عندما يبدؤون التدقيق في وقتهم. تفضي المهام الإدارية إلى استهلاك مقادير عظيمة من الوقت.

دقق في وقتك لمدة أسبوع

تفحصْ بحرص وسجّلْ الوقت الذي تقضيه في كل نشاط على مدى أسبوع واحد. هذا التقييم لإدارة الوقت لمدة أسبوع سيعطيك صورة عن طريقة قضاءك الوقت فعلياً. لن يكون الحفاظ على تسجيل ساعاتك لمدة أسبوع صعباً وستكون النتائج مذهلة. قالت إيلين بيج المستشارة في شركة الإرشاد للبداية السريعة:

“آخر مرة احتفظت فيها بسجل، كنت متفاجئة لمعرفة أنني عندما أكون في المكتب أمضي تقريباً نصف وقتي على الهاتف إما مستقبلة اتصالات هاتفية أو تاركةً رسائل هاتفية للناس غير الموجودين.”

ركز على نشاطاتك الأكثر أهمية. بدلاً من تغطيتك لكل نشاطاتك، قد تريد توجيه التدقيق إلى هدف واحد في كل فئة من فئات نشاطاتك الهامة بشكل خاص بالنسبة لك.

على سبيل المثال، كانت بيث جابمان، مديرة العقود في مجموعة الخدمات الاستشارية الصحية، متأكدة أنها تمضي الكثير من الوقت على مهام إدارية، لذا قامت بالتدقيق في الوقت الذي تمضيه في هذا المجال خلال أسبوع كامل. وتقول بيث جابمان:

“بما أنني أسافر كثيراً يترتب علي فعل الكثير من تقارير النفقات. وفي نهاية الأسبوع، وجدت أنني أمضيت أربع ساعات على تقارير النفقات وهي ما يعادل عمل نصف يوم. عندما رأيت الأرقام الحقيقية، ذهلت. ثم جهزت دراسة حالة لمديري مغزاها أن عمل نصف يوم مع الزبائن خلال الأسبوع الواحد سيكون مفيداً أكثر للشركة من قضاء نصف يوم في ملء جداول تقارير النفقات.”

دقق في وقتك الشخصي مثل وقت عملك. إن إدارة الوقت ليست متعلقة فقط بالعمل بفعالية أكبر وإنجاز المزيد من العمل. بل هي أداة قيمة تستطيع مساعدتك في الوصول إلى توازن في حياتك. للحصول على الصورة الكاملة وكذلك الصورة الكبرى، دقق في وقتك الذي تمضيه بعيداً عن العمل على مخطط منفصل.

فعّل وقتك للوصول إلى نمط حياة مرغوب فيه. على سبيل المثال، قررت إليزابيث جوي، محللة للأسهم في البورصة وأم لولدين في سن الحضانة، تقليل ساعات عملها الأسبوعي من 40 إلى 30 ساعة. ووجدت أن البرنامج الثابت ساعدها في استخدام وقتها بفعالية وبذلك استطاعت فعل الأشياء التي تريدها. قالت إليزابيث جوي:

“لا بد أنك تريد متابعة أولادك وهم يكبرون وتريد ممارسة اليوغا والتمارين الرياضية والعمل في الحديقة. عندما بدأت العمل بوقت جزئي، قررت استخدام برنامج ثابت. على سبيل المثال، كل صباح من أيام الثلاثاء أذهب للتسوق. يكون حينها السوبر ماركت فارغ لذا تكون المهمة فعالة. كما تعلمت أيضاً كم تحتاج الأشياء من الوقت. عندما تدرك ما تريد إنجازه وكم يستغرق هذا الشيء من الوقت حينها يكون الوقت المتبقي لديك وقت فراغ. كلما استطعت تنظيم وقتك فإنك ستملك الوقت الأطول لفعل ما تريد فعله. هذا يجعلك تقرر عدم البقاء طوال اليوم في العمل ولا ينتهي بك الأمر بالجنون من ضغوط العمل

خطوات التدقيق في وقتك

لتدقق في وقتك الذي تمضيه في العمل:

1- اصنع جدول مثل الجدول أدناه. ضع أيام الأسبوع في صفوف العمود الأول. وعلى الصفوف الأولى من الجدول، ضع فئات الأعمال المرتبطة بهدفك والتي تمضي وقتك في فعلها.

2- بعد الانتهاء من نشاط ما، سجل الوقت الذي قضيته تحت فئة العمل التي ينتمي إليها النشاط. على سبيل المثال، بعد الانتهاء من اتصال للمبيعات استغرق ساعة كاملة، أدخل هذا النشاط في الجدول تحت فئة المبيعات

3- في نهاية اليوم ونهاية الأسبوع، اجمع المجموع الكلي للساعات التي تمضيها في كل فئة.

4- حلّل جدول تدقيقك في وقتك. وزّع الوقت الكلي الذي تمضيه في كل هدف على الوقت الكلي للعمل. ترجم هذه الأرقام إلى نسب مئوية كما ترى في الأسفل.

5- ارسم جدول بياني دائري يظهر بالشكل المرئي كيفية قضائك الوقت خلال الأسبوع الماضي.

6- بعد تفحصك لنتائج التدقيق في وقتك، اسأل نفسك “هل هذه هي الطريقة التي أريد أن أمضي بها وقتي؟”

إن الجدول المثال (أداة التدقيق في الإدارة الأساسية للوقت) يُظهِر نتائج التدقيق في الوقت متضمناً التحويل إلى نسب مئوية كما هو مبين في الصف الأخير من الجدول.

يومي العطلة الأسبوعية	النشاط المبيعات	النشاط إدارة الزبائن	النشاط إدارة الفريق	النشاط التخطيط الاستراتيجي	النشاط إدارة التدابير	النشاط أعمال إدارية	الوقت الكلي /يومياً محسوباً بالساعات
الاثنين	2 ساعتان	1 ساعة	3 ساعات	0	0	2	8
الثلاثاء	3	1	4	0	0	2	10
الأربعاء	7	0	0	0	1	2	10
الخميس	0	3	3	0	0	2	8
الجمعة	1	2	0	3	1	2	9
الوقت الكلي / النشاط	13	7	10	3	2	10	44
نسبة مئوية % من الوقت	29%	16%	22%	7%	4%	22%	100%

 

قارن نتائج تدقيقك في وقتك مع أهدافك

عندما تملك فكرة عن الطريقة التي تمضي بها وقتك، راجع جداول التدقيق في وقتك مع مشرفك. إذا كان مطلوب منك قيادة عملية التخطيط ولكنك حالياً تمضي 80 بالمئة من وقتك في الإشراف على الآخرين فإن التدقيق في وقتك سيساعدك في تنظيم الحال من أجل مناقشة موضوعية وذات معنى عن دورك وما يجب أن تفعله.