كيفية إدارتك للوقت | إدارة الوقت

إن تفعيلك لوقتك يتطلب التعهد باستخدام أثمن مصدر قوة لديك للوصول إلى أهدافك. قد تقرر الاندفاع وتطبيق إدارة الوقت على كامل حياتك المهنية والشخصية في نفس الوقت، أو قد تقرر العمل بالتزايد فتعمل على فئة واحدة أو مجال واحد في كل مرة. ومهما كان اختيارك لطريقة التطبيق، لا بد لك من الالتزام بها لأنك لن تستطيع تفعيل وقتك بدون تنفيذ خطة ما، وهذا هو كل ما يتضمنه مفهوم إدارة الوقت

مراقبة وتقييم برنامج عملك

بينما يتطور برنامجك وتبدأ المهام المندوبة إليك باحتلال أماكن فيه، عليك تمضية الوقت الأكبر على الأهداف التي حددتها. إحدى الطرق لتقييم برنامجك هي استخدام قائمة مراجعة الأمور.

إن برنامجك يخبرك شيئاً ما. لذا تمعن في أجوبتك التي تتضمن كلمات مثل “أحياناً” و”أبداً”. أسأل نفسك لماذا لا تحقق نوع التقدم الذي ترغب في رؤيته؟ هل برنامجك واقعي؟ هل توقعاتك واقعية؟ ماذا عن توقعات الآخرين؟ ما الذي يبعدك عن هدفك؟ قد تتمكن من استخدام جدولك لمناقشة أعمالك الكثيرة مع الإدارة.

أمعن النظر في أجوبتك التي تحوي كلمات مثل “دائماً” و”غالباً”. وفكر كيف تستطيع إيجاد عملية تطوير لإحراز تحسن في النواحي الأخرى.

– هل تكون أفضل عندما تكون مستعداً أو مركزاً في مهمتك؟

– هل يمكنك إجراء تعديلات معقولة على تقديراتك لوقتك؟

– هل تحقق تقدماً ملحوظاً في تحقيق أهدافك؟

– هل تضع في جدولك مهام عديدة أكثر مما يتوجب عليك؟

نصيحة: حافظْ على التركيز على أهدافك. حاول الالتزام بالمهام التي تدعم أهدافك. قد تشعر برغبة في الالتزام بمهمة خارج أهدافك المحددة وذلك لتكون رئيس الفريق. يمكنك القيام بذلك طالما أن هذه المهمة لا تعرض عملك الآخر للخطر. تعلم قول لا، بطريقة دبلوماسية طبعاً، للمشاريع غير الأولوية بالنسبة لك.

كيف يمكنك تقليل الوقت المستغرق في النشاطات ذات الأولوية المنخفضة؟ التفويض

غالباً ما يخشى المدراء التفويض حتى إن وجدوا الموارد الملائمة لذلك. لكن التفاصيل الإدارية تستطيع تأخيرك عن الوصول إلى أهدافك سواءً أكانت أهدافاً مهنية أو شخصية.

على سبيل المثال عندما كان بيتي ولورا ويكمان – وهما المؤسسان لشركة خبز هارفست العظمى – يأخذان عطلة ثلاثة أسابيع للترحال في البرية فإنهما يتركان موظفيهما تماماً في مركز المسؤولية. يقول بيتي ويكمان أن التفويض هو الطريقة الوحيدة التي تمكنهم من أخذ إجازة، كما يقول:

“ثقْ بموظفيك حتى ولو لم يعالجوا المشكلات تماماً بنفس الطريقة التي تفعلها أنت. فالمشاكل التي قد تبدو عادة أكبر من مقدرتهم على حلها لا تكون كذلك في الواقع وسيتمتع الجميع بصيف أكثر إثارة لو أن الأِشياء لم تسرْ بدقة الساعة.”

حالما قررت المهام التي تريد تفويضها للآخرين وحددت الواجبات المتطلبة في تلك المهام بوضوح، عليك أن تخطو للوراء أو للأمام أي أن تفسح المجال للآخرين بالقيام بما فوض إليهم. بالنسبة لبيتي هذا يعني حرفياً وضع قدمٍ أمام الأخرى أي السير بعيداً. يقول بيتي ويكمان:

“تذكر قوة الحل الجسدي، أي وضع قدماً أمام الأخرى فعلياً وأقصد هنا قدمك ذاتها، حينها ستجد جسدك متجهاً إلى الباب. قد يعترض عقلك بقوة لكنه سيضطر للذهاب حيثما يأخذه جسدك. إذاً لا تنظر خلفك. فبعد أسبوع من البقاء في الغابة أو أي مكان آخر ستجد الفرق والمغزى مما أقول.”

قائمة مراجعة الأمور لتقييم برنامجك
	دائماً	غالباً	أحياناً	أبدأ
هل تحرز تقدماً ملحوظاً باتجاه تحقيق أهدافك؟
هل تشعر أنك أكثر استعداداً وتركيزاً؟
هل تستطيع إكمال المهام التي تضعها لنفسك في الأسبوع؟
هل تملك خطط واقعية لإكمال المهام التي لم تنجزها بعد؟
هل تضع في جدولك تقريباً العدد المناسب للنشاطات؟
هل أصبح تقديرك للوقت أكثر دقة؟
هل تستطيع تقليل أي نشاط أو مهام لا تساند مهامك ذات الأولوية العالية؟

خطوات صنع برنامج عمل قابل للتنفيذ

– اصنع قوائم ما يتوجب فعله مع تقديرك للوقت اللازم لإنجاز المهام.

– ضع في البرنامج العمل أو النشاطات الهامة التي تحتاج الإبداع والذكاء خلال الفترة الأولى في نشاطك.

– لا تحجز كل دقيقة من وقتك. اترك وقتاً للتعامل مع الأزمات والأمور غير المتوقعة.

– وحّد المهام. على سبيل المثال،افتح البريد بينما تقوم بتشغيل الكمبيوتر.

– قرر الوقت الذي تريد أن تنهي فيه عملك وتغادر المكتب. ثم قم بالرجوع للوراء وحدّد المهام الأكثر أهمية في بداية برنامجك لهذا اليوم.

– حدد المهام التي تريد العمل عليها عندما تجد وقت فراغ غير متوقع.

– احتفظ ببرنامجك في متناول اليد وراجع عملية إنجازك خلال اليوم لترى إن كنت تسير باتجاه الهدف (إنهاء المهام في القائمة)

– تحدث عن برنامجك مع الآخرين لتعزز اهتمامك بإدارة الوقت.

– سجل التقدم الذي تحرزه.

– هنّئ نفسك كل مرة تحقق فيها الهدف (إنهاء المهام كاملةً).

قم بالتفويض بإبداع

حالما تكون قد قررت المجالات التي تريد تقليل الوقت فيها، كن مبدعاً في طريقة تفويضك. ابحث عن الفرص حيثما تستطيع إيجادها. قد يزودك عملاء مثل المؤسسات المالية بخدمات توفر عليك الوقت.

نصيحة: أظهر التقدير والامتنان. غالباً ما يعمل المساعدون الإداريون والموظفون الآخرون فوق طاقتهم دون أن يحصلوا على التقدير. اطلب مهام معقولة منهم وليس طلبات في آخر لحظة. أظهر أنك تتفهم أن وقتهم قيم أيضاً. كن لبقاً ومسانداً ومرناً ورد المعروف بمثله.

تقول بيث جابمان:

“إن الموظف الإداري مشغول بشكل لا يصدّق، مثلك تماماً. فهناك الكثير الذي يمكنك وضعه على طاولته. لذا عندما حصلتُ على بريد مباشر من شركة ائتمان تقدم خدمة تقارير المصاريف المصنفة والمؤتمتة، اطلعتُ على ما بداخل البريد. وأعمل الآن مع شركتي على دمج هذه الخدمة في عملية إدارة المصاريف في الشركة والتي ستوفر الوقت لكثير من الناس بما أن العديد منا يملك نفس بطاقة الائتمان.

قم بالتفويض للحصول على نتائج

عندما تفوض أمر ما، ركز على النتائج وليس الطريقة. فالناس يختلفون في طريقة تعاملهم مع المشكلة، لذا عليك الانفتاح على التنوع في الحلول الممكنة.

واضعاً ما سبق في ذهنك، جرب التالي:

– حدّد مهام للتفويض.إضافة إلى المهام التي لا تساهم مباشرةً في النشاطات الرئيسية، فكر في الأعمال التي يبرع فيها الآخرون أكثر منك.

– تذكرْ أن العمل الذي لا تحبه، قد يعتبر تحدياً ممتعاً بالنسبة لشخص آخر. ربما تكره مراقبة تقارير المصاريف لكل شخص بينما لا يمانع شخص آخر في العمل على هذه المهمة ذات التفاصيل الكثيرة.

– حددْ الشخص المناسب للمهمة واضعاً في اعتبارك وقته وشخصيته ومهارته. حتى لو كان الشخص لا يستطيع القيام بالمهمة تماماً كما تقوم بها أنت، فقد تكون جلسة تدريب على المهمة هو كل ما يحتاجه للمساعدة.

– أوجدْ تواصل مع الشخص المنتدب مبيناً بوضوح توقعاتك بما فيها مستلزمات النجاح وضبط الوقت والميزانية. اعمل معه كي يتفهم كلاكما ماذا يعني النجاح المطلوب. شاركْه بالمعلومات المناسبة مثل البحوث السابقة وأفضل التطبيقات، وعرفه على الأشخاص المهمين المشاركين معه في المهمة.

– فوضْه بالسلطة مع المسؤولية. فأي شخص يحاول القيام بالعمل بدون السلطة المناسبة سيصبح محبط وغير فعال.

– اترك مساحة لهم. لا تدقق في تفاصيل الإدارة. امنح الناس المساحة التي يحتاجونها ليقوموا بالعمل على طريقتهم الخاصة.