كيفية التغلب على العوائق | إدارة الوقت

تحتاج إلى الممارسة والمثابرة والوعي الذاتي لتطبيق مبادئ تفعيل وإدارة الوقت في حياتك اليومية. حالما تبدأ العمل باتجاه هدفك وتعدل برنامجك، فإنك ستواجه العوائق التي تمنعك من استخدام وقتك بشكل فعال. إن جزءاً من تفعيل وقتك يعني تمييز هذه الصعوبات والعمل على تخطيها.

ميز العوائق الشائعة في إدارة وقتك

ما نوع المشاكل التي تمنعك من تفعيل وقتك؟ ثمة بعض الصعوبات الشائعة التي ينبغي على العديد من الناس التأقلم معها:

– بيئة عمل متطلبة وصاخبة ومشوشة.

– مكان عمل سيئ التنظيم.

– الرغبة في تأجيل وتأخير العمل المتوجب فعله الآن.

– الاجتماعات غير الفعالة والسفر غير الضروري.

إن تمييز المشكلة هو الخطوة الأولى في حلها. لا تشعر بالارتباك. بل عالج كل صعوبة على حدة. قسمها إلى أجزاء واستمر في حلها.

تعامل مع الحضارات المتضاربة وبيئات العمل المختلفة

يمكن تكييف مبادئ تفعيل الوقت حتى مع بيئات العمل الحساسة للوقت والمتطلبة للمقاطعة كثيراً. من خلال التجريب والتصميم والحساسية في هذه الحضارات، يستطيع المدراء تعلم تفعيل وقتهم.

تفعيل الوقت في بيئة تسودها مقاطعة الآخرين لعملك: تبنى بيئة العديد من الشركات على التواصل المباشر والعمل الجماعي المستمر والإحساس بالطاقة التعاونية المستمرة. يمكن لهذه البيئة أن تكون مثيرة لكنها يمكن أن تصرف انتباه الموظفين عن عملهم بشكل كبير. حتى لو حددت الوقت فليس هناك ضمانة بأن أحداً ما لن يظهر فجأة أمامك أو أن مشكلة ما ستنشأ فجأة. وبينما تكون مقاطعتك في عملك صعبة إلا أن المدراء في هذه البيئات من المتوقع وجودهم دائماً لحل أي طارئ.

على سبيل المثال، فإن مايكل روثمان – مطور برامج الكمبيوتر الذي يعمل غالباً كمرشد تقني على إصدار نشرات للمنتجات، قد طور عدة طرق لإدارة وقته والتواجد كمدير فعال. حيث يقول مايكل:

“إن ترك باب مكتبك مفتوح للجميع من أكثر الأولويات أهمية في حضارة الشركات التي أعمل معها. إذا أغلقت بابك فإن الناس سيعتبرون أن هذا وقت غير مناسبٍ للتواصل معك، ولكنك أيضاً لا تستطيع ترك بابك مغلقاً لوقت طويل.”

هناك طريقة أخرى يستخدمها مايكل ليسيطر على هذه المقاطعات ويوظفها لإنجاز أشياء عديدة في نفس الوقت. يعتمد مايكل بشدة على مفكرة رقمية شخصية يرجع إليها على الأقل 12 مرة في اليوم. تحتوي المفكرة على القوائم التي يتوجب عليه فعلها لكل مشروع يعمل عليه.

نصيحة: انشدْ التقدم وليس الكمال. ليكن هدفك التحسين وليس الكمال. فكلما حصلت على تحسن قليل في إدارة وقتك تكون قد اقتربتَ من أحد أهدافك.

يقول مايكل روثمان:

“أحاول تفحص الأمور التي تقاطعني في عملي. لذا إذا جاء أحد ما ليقابلني في عملي فإنني أقرر ما إذا كان ما سيتحدث عنه شيء أستطيع أو أحتاج فعله في الحال. إذا لم يكن كذلك فيمكنني حينها وضعه على القائمة. وبينما يكون الشخص في مكتبتي أستطيع سحب القائمة والمرور على الأشياء التي قد نحتاج كلانا للتحدث عنها فيصبح الوقت الضائع وقتاً أكثر فائدة.”

يقلل مايكل من مقاطعاته في عمله بواسطة تحديد اجتماعات نظامية حيث يقول:

“لدي اجتماعات نظامية وأنا حقاً أشجع الناس على تأجيل أي شيء غير مهم بشكل عاجل إلى الاجتماع النظامي إن أمكن، مما يجعل الاجتماع أكثر فائدةً. ما أريده من الموظفين تجميع الأشياء التي يواجهونها في الأسبوع ليوم الاجتماع ما لم يكن هناك شيء يجب حله فوراً.”

لم يكن مايكل منظماً كما هو الآن، وقد تطلّب الأمر سلسلة من المحاولات والأخطاء وتطلب أيضاً شراء مفكرته الرقمية وذلك كله قبل أن يبدأ العمل بفعالية كما هو اليوم.

نصيحة: راجع أنواع الأمور التي تقاطع عملك وحاول تطوير خطط طارئة. ثم امنح الآخرين التفويض للتعامل مع هذه الأمور إذا حدثت مرة أخرى.

يقول مايكل روثمان:

“في أغلب الأوقات أكون المدير أو المرشد التقني، وطبيعة العمل تستلزم المقاطعة كثيراً. فأكون عادة أعمل على ثمانية أشياء وبالتالي أفقد السيطرة وأشعر بالإحباط، فأكون تماماً منهكاً في العمل على المشروع الثاني والثالث لعدة أيام ثم أنسى تماماً المشروع الأول. لذلك قمت بالتجربة حيث وضعت قوائم ورقية واستراتيجيات أخرى. عندما حصلت على مفكرتي الرقمية، تخلصت من كل الأوراق والأمور الأخرى. لدي الآن قائمة واحدة. فكلما ظهر أي شيء لي في أي وقت، أي شيء يتوجب علي فعله، فإنني أضيفه إلى قائمتي في المفكرة الرقمية.”

هناك فائدة أخرى لأداة التخطيط والتنظيم مثل المفكرة الرقمية. إنها تساعد مايكل على إدارة الأمور مع الجهات الأعلى منه حيث يقول مايكل روثمان:

“إحدى الأشياء اللطيفة حول الكمبيوتر هي أنك الآن تملك قائمة بكل الأشياء التي أنجزتها، لذا على نطاق أسبوعي أستخدم تلك القائمة في اجتماعي مع مديري. إذا كان هناك أمرٌ ما حذف من القائمة فإنه يخزن في قائمة الأشياء المنجزة. وإذا كنت تعمل على أمر ما، فإنه يظهر بجانبه علامة. لذا في نهاية الأسبوع يكون تقرير سير العمل منجزاً بشكل مسبق.”

تناول الأمور المقاطِعة بشكل فعال: يمكنك غالباً تفويض الأمور التي تقاطع عملك إلى الآخرين. لكن في الحالات التي تكون فيها الشخص الوحيد الذي يستطيع التعامل مع الأمر، عليك التعامل معه بسرعة لكي تستطيع العودة إلى المهام الأكثر أولوية. حتى لو تطلب حل الأمر المقاطع لك نصف اليوم، حاول تركيز طاقتك على النصف المتبقي من اليوم.

لا تحتاج دائماً أن تكون متواجداً من أجل الزوار. في بعض الحالات، يمكن أن يكون من المناسب رفض استقبال زائر بدون موعد.

على سبيل المثال:

– حدّدْ فيما إذا كان لدى زائرك غير المتوقع مشكلة أو قضية مستعجلة يجب التعامل معها فوراً.

– حدّدْ موعداً آخر لمقابلة الزائر إذا أمكن ذلك. (يمكنك أن تقول له: “أظن أنه بمقدوري مساعدتك ولكن ليس الآن لأنني في منتصف عمل آخر. هل تستطيع مقابلتي بعد الغداء من أجل هذا الأمر؟”)

– حوّلْ الزائر إلى شخص آخر مناسب إن أمكن ذلك. (قائلاً له:

“لا أستطيع ترك عملي الآن لكن يمكنك التأكد فيما إذا كان بوب قادر على مساعدتك الآن. أعلمني بما يتوصل إليه كلاكما.”)

– ضعْ ملاحظة أو علامة على المكان الذي توقفت عنده قبل انقطاعك عن عملك بسبب أمر ما وارجع إلى تلك العلامة بعد انتهاءك من الأمر المقاطع.

إن كان ضرورياً، يمكنك قبول الأمر المقاطع لعملك وإجراء متابعة له ومن ثم العودة إلى الحالة الذهنية التي كنت عليها قبل المقاطعة. لكن هذا ليس بالأمر السهل.

قم بتفعيل وقتك في عمل يؤكد على الوقت

بعض الأعمال تكون حساسة بالنسبة للوقت بشكل زائد. حيث يجب أن تعمل في اللحظة الحالية أغلب اليوم كالتعامل مع الزبائن والرد على الهاتف وحل المشكلات. لكن حتى في الصناعات مثل خدمات الطعام والضيافة والعناية الصحية والخدمات المالية، يمكنك تفعيل وقتك والاتجاه نحو الأهداف الرئيسية.

وكمحلل للأسهم الذي يتابع سوق الأسهم خلال اليوم، فإنه يتوجب على إليزابيث جوي تجميع سيل متواصل من المعلومات والآراء والأفكار والأخبار. لكنها في نفس الوقت يتوجب عليها البحث في الأسهم والتطلع إلى فرص ممكنة فيها.

تقول إليزابيث:

“إنك تبحث عن قطع ونُتَف من المعلومات. وفجأة تتجمع هذه القطع وتشكل صورة لديك، ولكن لا تكون كل القطع موجودة، غير أنه يظهر قسم كافي من الصورة يجعلك راضياً. وهذه التقنية تدعى بنظرية لوحة الفسيفساء. يمكنك الحصول على أجزاء أو قطع أكثر من اللوحة عن طريق إدارة وقتك بشكل جيد.”

ونتيجة لطبيعة سوق الأسهم، لا تنشئ إليزابيث برنامج عمل أسبوعي مكتظ. وبدلاً من ذلك، فإنها تطور استراتجيات تسمح لها الإمساك بقطع الوقت الصغيرة المفيدة كلما ظهرت هنا وهناك. إنها تصنع ملف إلكتروني منفصل لكل سهم تقوم هي بتغطيته. في كل ملف،تُدخل الأسئلة والمعلومات الرئيسية كما تدخل الملاحظات التي تدونها خلال محادثاتها عن الأسهم.

إنها دائماً مستعدة لتفعيل الوقت القصير وغير المتوقع بالوصول إلى المحللين الكبار وممثلي الشركات. كل ملف هو أداة مراجعة قيمة ويمكن الوصول إليها بسرعة، لأنها تستطيع إيجاد أسئلة وتفاصيل هامة عندما تحتاج إليها. تقول إليزابيث جوي:

“إن هؤلاء الناس مشغولون جداً ولديهم الكثير من المتطلبات الصعبة في وقتهم لذا يجب أن تكون منظماً وجاهزاً لطرح الأسئلة؛ كما ينبغي أن تكون حقاً جيداً في كتابة الملاحظات. عندما أعمل على سهم ما، فإنني أنظّم قائمة وأكتب فيها الأسئلة عن المعلومات التي أرغب بالحصول عليها حول هذا السهم. قد تمر ثلاثة أو أربعة أيام وأخيراً يرد المحلل على اتصالي في الساعة الثانية من ظهر يوم الخميس. فأقوم بسرعة بسحب ملاحظاتي من الملف أو من بريدي الإلكتروني وتكون الأسئلة جاهزة هناك بانتظاري. وأدون كل شيء تحدثنا عنه في تلك المكالمة لأنني لن أتذكرها في الأسبوع القادم أو الشهر القادم. لنفترض أنك تتحدث إلى المدير العام التنفيذي في هذا الموسم. حسناً، فإنك تستطيع العودة إلى ملاحظاتك وتقول له آنذاك “لقد قلت ذلك في الموسم الماضي، فكيف هي الأمور هذا الموسم؟”

يمكن أن يكون وضع وقتٍ أطول قليلاً للقيام بالأشياء المتعلقة بالأهداف البعيدة أمراً صعباً في بيئة تؤكد على الوقت وتضع ضغوط كبيرة عليك. بالنسبة لإليزابيث، فإن التنظيم وتدوين الملاحظات والترتيب يجعلها قادرة على البحث عن أجزاء من الوقت تستطيع فيها العمل على البحوث البعيدة المدى. وتضيف إليزابيث:

“عندما يكون السوق بطيئاً، أستطيع أخذ ساعتين لدراسة سهم أريد اتخاذ قرار فيه في الأسبوعين القادمين. وإذا وجب علي التوقف فإنني أخذ دقيقة من الوقت لأسأل نفسي: “في هذه المرحلة ما هو رأيي وكيف تبدو لي الصورة؟ ما هي الأشياء الثلاثة التي مازلتُ لا أعرف عنها ما يكفي لاتخاذ قراري الأساسي؟ هل أريد معرفة أمور أكثر عن توظيف زبائنهم للأموال في المشاريع المختلفة؟ كيف يبدو جدول ميزانيتهم؟ وماذا عن مخزونهم؟ سأصنع ملاحظة في الملف بأن تلك الأمور الثلاثة أريد الإطلاع عليها. لذا عندما أفتح الملف في المرة القادمة، أعرف أين وقفت آخر مرة وأتذكر مسيرة تفكيري في هذا الأمر.”

يوفر تنظيم إليزابيث هذا وقتها الثمين وكذلك وقت الأشخاص المشغولين الذين تتواصل معهم خلال اليوم. تضيف إليزابيث:

“إن البريد الإلكتروني يساعدني حقاً بشكل كبير وذلك لأنني أرسل قائمة بالأسئلة والقضايا التي أريد التحدث عنها إلى العنوان الإلكتروني للشركة أو للمحلل. فإن لم أستطع الوصول إليهم عبر الهاتف فوراً، أكون قد جهزتهم للمحادثة التي أريدها. أرسل بريد إلكتروني سريع بالأشياء الأربعة التي أريد مناقشتها. لذا يمكنهم إما الرد عبر البريد الإلكتروني أو يمكننا تحديد وقت يتواجدون فيه. يساعد البريد الإلكتروني كل شخص في الاستخدام الأفضل للوقت لأن كلاً منا يعرف ما سنتحدث عنه ولا نريد هدر الوقت بالقول على الهاتف.

التعامل مع مكان العمل غير المنظم

بالنسبة للعديد من الناس، فإن فقدان التنظيم يحبط جهودهم لاستخدام الوقت بشكل فعال. فلا شيء يُغري في التنقيب بين الأوراق والبريد والملفات والإيصالات التي تتجمع على كل سطح في المكتب. إنها تضيع الوقت وتؤدي إلى الإحباط. لحسن الحظ هناك مساعدة لمن يشكو من الضعف في التنظيم.

تقول ساندي بلوك:

“إن عدم تكديس أشياءك يساعدك في عدم التكديس في ذهنك.”

أداة تخطيط مكان العمل في المكتب
نوع الفئة أو المادة	العلب والإرشادات
الفواتير الواجب دفعها.	درج بلاستيكي في مكان سهل الوصول إليه.
أشياء واجب فعلها اليوم.	صندوق مفتوح من الأعلى. يتعين عليك الوصول إليه بسهولة في مكان مرئي. أفرغ هذا الصندوق كل يوم.
أشياء يجب فعلها سريعاً.	صندوق مغلق من الأعلى. راقب هذه الكومة بعناية لترى إن كانت بحاجة إلى تقسيم فرعي.
للتصنيف.	صندوق مفتوح من الأعلى. صنف المواد المنتهية مثل العقود الموقعة وملفات الضرائب وهكذا أشياء تحتاجها مرة أو مرتين في السنة أو تحتاجها لأغراض شرعية.
مواد للقراءة، الجرائد والصحف وغيرها.	خزن المنشورات المهنية التي تستخدمها كمادة مرجعية في حامل مجلات وضعها على رف قرب أو فوق مكتبك حيث يمكنك الوصول إليها. تخلص من المنشورات الأخرى.
المجلات.	ضع الأعداد في صندوق على طاولة أو مكان عام لكي يستطيع الآخرون قراءتها أو ضعها في حقيبة نقالة كي تتمكن من حملها لتقرأها في مكان آخر.
قوائم الأسعار والكاتالوجات.	اعتماداً على عدد المرات التي ترجع فيها إلى هذه المواد، استخدم إما علب مغلقة من الأعلى أو حامل للمجلات. وعندما يأتي عدد جديد أو كاتالوج، تخلص من القديم!
الأشياء المرسلة.	ضعها في صندوق في منطقة مرئية قرب الباب من أجل الطرود والبريد النظامي أو أي مادة أخرى تحتاج أن تكون مسلمة إلى شخص آخر مثل عقد يجب أن يكون موقعاً. فرغ الصندوق في نهاية كل يوم.
أوراق المشاريع.	استخدم علبة وثائق أو علبة ملفات ورقية لكل مشروع أو زبون. عندما يكون المشروع غير فعالاً حالياً، خزن العلبة في حال احتجت إلى أي ورقة لاحقاً.
كتيب التعليمات وأوراق الضمان للآلات.	هناك أكياس بلاستيكية تغلق من الأعلى مصنوعة لهذا الغرض. هذه الوثائق لا تحتاج عادة إلى أن تكون في مكان سهل الوصول إليه.
الأشياء الصغيرة كالأقلام وأقلام الرصاص والملصقات ومشابك الورق وغيرها.	كل أنواع العلب مصنوعة لهذه الأشياء. كما أن الأدراج المقسمة مفيدة أيضاً.
الأقراص الليزرية.	ضع الأقراص الليزرية في مجلدات الأقراص الليزرية واحتفظ بها ككتب أو استخدم العلب الشبكية المعدنية للأقراص.

في عملها الناجح وهو الحد من التراكم غير المنظم، فإن ساندي بلوك تساعد الناس في تنظيم مكان عملهم لكي يستطيعوا إيجاد الاستخدام الأفضل لوقتهم. لقد أحبت ساندي تنظيم المكان منذ كانت في السابعة من عمرها. تقول ساندي:

“لقد نشأت في بيت فوضوي جداً وفي أحد الأيام دخل صديق لي ولم يستطع أن يصدّق مدى الفوضى التي عمّت المكان. وقد كنت محرجة جداً لدرجة أنني شعرت بالارتباك وقد أصبحت منظمة منذ ذلك الحين. وفي الصف الخامس، عندما كنت أعتني بطفل الجيران في غياب والديه نظمت كل الغرف. ومن وقتٍ قريب مكثنا في بيت ابن عم زوجي. لقد بحثت عن الملح وكان دائماً في مكان مختلف. لذا قمت بإعادة تنظيم المطبخ بشكل كامل. لم أستطع تحمل الوضع. إنني أستمتع بعمل ذلك، لكن أولادي على الأغلب سيكبرون ويصبحوا فوضويين لأنني أجعلهم منظمين كثيراً الآن.”

مع مرور السنين، طوّرت ساندي نظام سهل الاتباع لمساعدة الناس في تنظيم أمورهم والبقاء منظمين دائماً. حيث تقول:

“إن أكبر مشكلة يواجهها الناس هي شعورهم بالقهر والارتباك أمام المهام الكثيرة. فهم يشعرون أنهم لا يملكون الوقت لحجز أربع ساعات للتنظيم. ولا يفعل أحد ذلك ما لم تكن مهنته لكسب العيش. لذا لا تظن أنك بحاجة إلى أربع ساعات لكي تقوم بعملية التنظيم. إن أوّل شيء تفعله هو إدراكك أنك بحاجة إلى مكان لكل شيء يدخل مكتبك. من هنا تستطيع أن تقسم مهمة الأربع ساعات إلى وقتٍ قصير.”

تقول ميليسا رافوني وهي مديرة إدارية للمهارات المهنية:

“إنني أفكر بجدية بطريقة تنظيمي لملفاتي على كمبيوتري المحمول. على سبيل المثال، كل زبون يملك ملف وبداخل كل ملف هناك ملفات منفصلة مثل العروض والمواد المسلمة والملاحظات…الخ. إذا لم أكن بحاجة إلى نسخة ورقية من الملف، فإنني أتخلص منها. إن معرفة مكان كل شيء بالتحديد والتخلص من أكوام الورق جعل حياتي أسهل. أحد زبائني وهو مدير عام تنفيذي، لاحظ ما أفعله وتبنّى نفس التقنية في عمله. إننا نتبادل الابتسام عندما نحمل كمبيوتراتنا المحمولة في أرجاء المكاتب ولكن هذا يساعدنا حقاً.

خطوات ساندي بلوك السبع لتنظيم مكتبك

.1 التخطيط: تحتاج إلى مكان لكل شيء يدخل إلى مكتبك. أمضِ 10 أو 20 دقيقة في إيجاد خطة تخزين. ما نوع أوراق العمل التي لديك؟ ما نوع صناديق وعلب التخزين التي تستطيع أن تضع هذه الأوراق فيها؟ ضع في قائمة أنواع الأشياء التي تحتاج تخزينها وقرر أين تريد وضعها. (الوقت اللازم لهذه المهمة: من 10 إلى 30 دقيقة).

.2 فرغ طاولة مكتبك بشكل كامل: (ضع سلة أو كيس مهملات بمتناول اليد قرب طاولة المكتب.) أخرج كل شيء من الأدراج وارفعْ كل شيء عن طاولة المكتب واجعلها جميعاً في كومة واحدة. نظف المكتب. هذا سيمنحك شعوراً جميلاً بالرضى. لا يهمك أن كل شيء الآن في كومة واحدة ولا يمكن الوصول إليه لأنه في الواقع كان كذلك من قبل عندما كان في كومة على مكتبك. (الوقت اللازم لهذه المهمة: 20 دقيقة).

.3 ألقِ نظرة أولى على الأوراق وارمِ الأوراق غير الهامة: بينما تنظف مكتبك وتتخلص من أكبر مقدار من الأوراق غير اللازمة، فإنك ستدخر وقتاً لاحقاً عن طريق تخزين أشياء أقل. لا تقف عاجزاً عن التقدم للأمام. تخلص من الأشياء التي تعرف أنك لن تحتاجها. إن توجب عليك التفكير بأهمية الأشياء، فلا تتوقف للتفكير، فقط اتركها في الكومة. (الوقت اللازم لهذه المهمة: 5 دقائق).

خطوات ساندي بلوك السبعة لتنظيم مكتبك (تابع)

.4 قم بالتسوق: اصنع قائمة تسوق وتذكر أن هناك صناديق مصنوعة لكل الأشياء. اذهب إلى محل بيع مستلزمات المكاتب وستجد أغلب أو كل ما تحتاجه. كما تحتوي محال بيع مستلزمات الفنون على علب جذابة للوثائق وكذلك صناديق لأقلام الرصاص والأقراص الليزرية ومستلزمات أخرى. (الوقت اللازم لهذه المهمة: 2 – 1 ساعة).

.5 التصنيف: ضع الأشياء الأكثر وضوحاً والمواد التي تحتاجها في الصناديق المخصصة لها. ضع الأشياء التي تستخدمها بشكل يومي في أماكن قريبة وسهلة الوصول. كن مرناً وتذكر أنه يمكنك تحريك الأشياء فيما بعد. تخلص من الأشياء غير اللازمة خلال عملية التنظيم. حالما تنتهي من الخطوة الأولى فإنه ما يزال لديك كومة ولكن طاولة مكتبك ستبدو حقاً في ترتيب ناجح. (الوقت اللازم لهذه المهمة: 40 – 20 دقيقة).

.6 قم بعملية تنظيم وتصنيف جيد. اسحب وصنف الأشياء من الكومة. فلديك الآن خطة تخزينك الخاصة. وأغلب الأشياء التي تسحبها من الكومة ستجد مكانها الخاص بها. ارمِ الأشياء أو ضعها في المكان الخاص بها أو قرّر إيجاد مكان جديد إن احتجت ذلك. اصرف خمس دقائق هنا وهناك محاولاً التقليل من حجم الكومة. (الوقت اللازم لهذه المهمة: 20 – 5 دقيقة).

.7 التسوية في نهاية الأسبوع، قد لا يكون مكتبك كامل الانضباط والأناقة، لكنه سيكون أفضل بكثير مما كان عليه سابقاً. لقد أحرزت تقدماً ملحوظاً، قد تجد أن علبة الأشياء المتوجب فعلها غير موضوعة بشكل مناسب أو أنها مليئة بالأشياء ولكن على الأقل لديك علبة تجمع كل ما يتوجب عليك فعله بدلاً من تناثر الأشياء هنا وهناك. قم بالتعديلات حسب أولوياتك. قد تحتاج إلى دمج فئتين في فئة واحدة أو تقسيم فرعي لفئة كبيرة إلى فئتين. لديك الآن نظام ومن الأسهل بكثير أن تبدل علبة واحدة فقط على أن تقوم بإعادة ترتيب الكومة الكبيرة مرة أخرى. (الوقت اللازم لهذه المهمة: باستمرار 20 – 10 دقيقة كلما احتجت ذلك).

نصيحة: احتفظ بالإيصالات واترك اسم المصنع وبطاقة السعر على الأشياء خلال الأسبوعين الأولين، لأنه بتلك الطريقة إذا وجدت أنه لا يروقك نوعٌ ما من العلب والصناديق فإنك حينها تستطيع إرجاعها أو استبدالها. ضع عناوين التصنيفات بورقة ملاحظات لاصقة أولاً. عندما تتأكد أن هذه العلبة ستناسبك ضع عناوين التصنيف بشكل دائم.

قاوم المماطلة والتسويف

هناك نكتة قديمة عن اللافتة الملتصقة على باب إحدى غرف الاجتماع لدى مجموعة دعم المماطلين تقول: “لقد تم تغيير موعد الاجتماع. عُدْ غداً.”

من الطبيعي أن ترغب في تجنب العمل غير الممتع، لكن الأعراض المتزامنة لتأجيله حتى الغد قد تظهر في هيئات ماكرة لدرجة أنك لا تدرك أنك تماطل في عملك.

إذا لم تناسبك هذه الحلول وتوجب عليك إنجاز مهمتك، قم بكل ما هو ضروري للانتهاء منها، لكن تعهد لنفسك بأن هذه الظروف لن تظهر مرة أخرى. ثم تابع الأمر بكل مراحله.

تجنب الاجتماعات المخططة بشكل سيء أو السفر غير الضروري

لابد أن كل شخص واجه الإحباط نتيجة حضوره اجتماعاً سيء التخطيط أو نتيجة وقت هدره على الطريق بدون ضرورة. قد لا تكون دائماً قادراً السيطرة على هذه المواقف. لكن هناك بعض الطرق لتحسينها.

نصيحة: إذا كنت حقاً تكره تنظيم الأشياء، اطلب من زميل محب للتفاصيل مساعدتك. قد يستمتع زميلك بالعمل وستكون العملية كلها أسهل وأسرع بكثير عندما تنفذ مع شخص آخر. تأكد من ردك للمعروف لاحقاً.

أعراض المماطلة	حلول ممكنة
الكمال	دع الأمور تسير
هل تجد صعوبة في إتمام المهام لأنك تريد كل شيء أن يكون “كاملاً بشكل دقيق”؟ هل تعيد فعل الأشياء أو تعود مراراً إلى المرحلة الأولى؟	– تعلّم تمييز أن وقتك هام أكثر من الكمال. – حافظ على مجال التوازن. احصل على مراجعات حقيقية منتظمة من زملائك عن طريق سؤالك فيما إذا كان شيئاً ما جاهزاً، وعندما يكون الشيء جاهزاً دعه جانباً.
التخطيط الزائد	فريق عمل
هل تطيل عملية التخطيط كي تتجنب البدء بالعمل؟ إذا وجب عليك التخطيط لكل احتمال، فإنك يجب أن تجد نفسك مراجعاً الميزانية أو متخلصاً من البرنامج بشكل كامل.	قد يشير التخطيط الزائد أنك تشعر بالارتباك. اعمل مع زملائك لحل المشكلة وابدأ العمل. تستطيع الجهود والتوجيه من شخص آخر أن تقضي على هذا النوع من التأجيل. لا تخشى طلب المساعدة من الآخرين.
موعد التسليم قريب	وضع جدول زمني أضيق
هل تؤجل العمل لأنك تجد العمل مع وقت تسليم ضيق محفزاً أكثر بالنسبة لك؟	قد يستطيع شخص بمفرده تحمل هذا الأسلوب بشكل فعال. لكن إذا كنت في فريق فإن هذا التصرف يمكن أن يحبط أعضاء الفريق الآخرين ويمكنك الإساءة لجودة العمل نتيجة إلى عدم وجود الوقت الكافي. اعمل بجد لتصنيع جدول والالتزام به خاصة إذا اعتمد الآخرون على مشاركتك أو قيادتك.
مهام مريحة	الإرشاد
هل ترجع إلى المهام التي اعتدت الاستمتاع بها وتكون جيدة كي تؤجل العمل الأكثر تحدياً؟	– قد تتجنب المهام لأنك غير متأكد من كيفية العمل. – لا تخشى طلب المساعدة من شخص ما يملك المهارات. ابحث عن النصيحة من مشرف أو زميل عمل إذا كانت المهام صعبة جداً. – حلل المهارات اللازمة لإكمال المهمة.
لا تريد فعل ذلك	الإبداع
لا يوجد شيء مخادع في هذا الأمر. فأنت تؤجله وتعرف لماذا، لأنك لا تريد ببساطة القيام به.	– فوض المهمة إلى شخص آخر يريد فعلها. – إذا لم ينفع العمل، ضع بداية اعتباطية وابدأ منها. – حدد مكافأة لنفسك عند إنهاءك العمل. على سبيل المثال، أنت تكره كتابة التقارير وتحب الإجابة على الاتصالات، لذا اكتب التقرير أولاً. ثم عند انتهاءك منه، قم بالإجابة على الاتصالات.

اجعل الاجتماعات فعالة بالنسبة لك. تستطيع بعض الاستراتيجات البسيطة مساعدتك في توسيع الوقت المصروف في الاجتماعات:

– قبل حضور أي اجتماع، قررّ فيما إذا كنت الممثل الأفضل له. إذا قررت أنه يستحق وقتك، تأكد أن الاجتماع له أهداف واضحة ونتائج مقترحة.

– إذا لم تتلقَ جدول أعمال الاجتماع مسبقاً، اطلب ذلك. دع الآخرين يعرفون أنك لا تستطيع إرسال الشخص الأفضل حتى تعرف أكثر عن الغرض من هذا الاجتماع.

– نسق لحضور الجزء المتعلق بك أو بمهمتك فقط.

– إذا كنت تدير الاجتماع، قم بإرسال جدول أعمال الاجتماع ونقاط الحوار الهامة للمشاركين قبل الاجتماع. هذا سيؤكد أنك تزيد وقت جميع المشاركين وتبقي الاجتماع في مساره. إذا أمكن أيضاً اطلب من المشاركين التحضير مسبقاً لتحسين فعالية الاجتماع.

قللْ من رحلات السفر في العمل. إذا طُلبَ منك السفر من أجل مهمة في عملك، اكتشف إن كان من الضروري عقد الاجتماعات وجهاً لوجهه بدلاً من القيام بمؤتمر هاتفي. إذا كانت الرحلة ضرورية، تأكد أنك الشخص الأفضل للقيام بها. إن لم يكن ذلك، نسق لإرسال الشخص المناسب بدلاً منك.

عندما يتوجب عليك السفر، حاول أن تجعل وقت الانتظار ووقت العبور في المطارات فعالاً بقدر الإمكان.

– نظم أشياءك قبل الرحلة مراجعاً كل المعلومات الأساسية التي قد تحتاجها على الطريق.

– خذ معك حقيبة دبلوماسية منظمة جيداً.

– استخدم الهواتف النقالة والكمبيوترات المحمولة.

– اجلبْ كومة من أوراق العمل أو القراءة أو قائمة بالاتصالات الهاتفية للقيام بها على الطريق.

خذ وقتك لتتجنب أو تتغلب على العوائق

كل المشاكل التي تمت مناقشتها أعلاه في الأعلى يمكن التعامل معها بأخذ الوقت لفعل ذلك. وهكذا لتفعيل وقتك، فإنك بحاجة إلى استخدام الوقت. لا يظهر التقدم فجأة بشكل سحري، بل إنه يتطلب الالتزام في وقتك والتخطيط والموارد، لكنه وقت جدير بالاستهلاك.