تطوير عادات العمل لإنجاز الأشياء في ادارة الوقت

“إن الظروف لا تصنع الرجال، ولكن الرجال هم الذين يصنعون الظروف. فنحن لاعبون أحرار، والإنسان أقوى مما يبدو”.

إن عادات العمل الجيدة تسير جنبًا إلى جنب مع النجاح فى كل مسعى، وليس هناك شىء سيجلب لك انتباه رؤسائك أسرع من اكتسابك سمعة بأنك عامل جيد يمكن الاعتماد عليه. فإن طريقة عملك تحدد نوعية وكمية المكافآت الخاصة بك، كما أن طريقة عملك تحدد مقدار ما تكسبه، ومدى فعاليتك واحترامك فى مؤسستك، ومدى الإشباع الحقيقى الذى يمكنك تحقيقه من وظيفتك.

للأسف، معظم الناس عمال سيئون؛ فهم غير منظمين، وغير مركزين، ويمكن تشتيتهم بسهولة، وهم يعملون بحوالى 50 % من طاقتهم. والشىء المحزن هو أنهم فيما يبدو لا يعرفون حتى كيفية العمل بأية طريقة مختلفة. وحتى لو أرادوا ذلك، فإن الأمر يبدو وكأنهم يتحدثون لغة أجنبية؛ لا يعرفون كيفية فعل ذلك دون أن يدرِّسها لهم أحد أولًا.

يقع الكثير من اللوم عن عادات العمل السيئة على النظام المدرسى ومواقف المعلمين تجاه التفوق الأكاديمى وتوجهات الآباء والأمهات نحو الواجبات المنزلية. فلو التحق الناس بالدراسة على مدار عشرة أعوام أو اثنى عشر أو حتى خمسة عشر عامًا، ولم يتعلموا مطلقًا كيفية الاستقرار وإنتاج عمل ذى جودة جيدة، فليس من المستغرب أن يواجهوا وقتًا عصيبًا فى إنتاج عمل عالى الجودة عند دخولهم سوق العمل.

عادات الأشخاص ذوى الإنتاجية العالية

فى هذا الموضوع، سوف تتعلم كيفية اكتساب عادات الأشخاص ذوى الإنتاجية العالية. ولنبدأ بأسس عادات العمل الجيد التى يمكن تلخيصها فى كلمتين هما: التركيز والاهتمام.

ركز على الشىء المهم لتحقيق أهم هدف لديك

يتطلب التركيز وضوحًا فيما يتعلق بالنتائج المرجوة، والأولوية النسبية لكل خطوة من الخطوات التى يجب عليك اتخاذها لتحقيق تلك النتائج. وعندما تفكر فى التركيز، تأمل مصورًا فوتوغرافيًّا يضبط عدسته للحفاظ على وضوح الموضوع الرئيسى فى مركز الصورة.

ولكى تصبح فعالاً حقًّا فى العمل، يجب أن تضبط عدساتك باستمرار للتأكد من أن ما تفعله هو أهم شىء يمكنك أن تقوم به فى الوقت الراهن لتحقيق أهم أهدافك. وأسوأ مضيعة للوقت هو أن تفعل شيئًا بشكل جيد للغاية ولكن لم يكن يجب فعله على الإطلاق.

ركز طاقاتك

يتطلب التركيز القدرة على الالتزام بالمهمة حتى يتم إنجازها بنسبة 100%. ويعنى التركيز أن تعمل فى خط مستقيم للانتقال من حيث توجد إلى المكان الذى تريد الوصول إليه دون انحراف أو تشتيت. فالتركيز يتطلب منك الالتزام بالمهمة التى بين يديك، دون الانحراف لفعل الأشياء الأقل فى الأهمية.

هناك قصة لمسافر فى اليونان القديمة التقى برجل عجوز على الطريق وسأله عن الطريقة التى يمكنه بها الوصول إلى جبل أوليمبيا. فأجاب الرجل العجوز – الذى تبين فيما بعد أنه “سقراط” – قائلًا: “إذا كنت تريد حقًّا الوصول إلى جبل أوليمبيا، فقط تأكد أن كل خطوة تخطوها هى فى هذا الاتجاه”.

إذا كنت ترغب فى تحقيق أهدافك، يجب أن تكون على يقين من أن كل ما تفعله يسير فى هذا الاتجاه؛ فهذا القرار وحده سوف يزيد بشكل كبير من كمية ونوعية ما تنجزه كل يوم.

أربع خطوات لتحقيق الإنتاجية العالية

هناك أربع خطوات رئيسية لتحقيق الإنتاجية العالية، وهى أشياء لا يمكن أن تتكرر فى كثير من الأحيان:

1. حدد أهدافًا وغايات واضحة، كتابة. تأمل ما تحاول إنجازه قبل أن تبدأ، واسأل نفسك: “ما الذى أحاول فعله؟ وكيف أحاول فعله؟”، وكلما تعرضت للإحباط من أى نوع، عد وكرر هذين السؤالين.

2. ضع خطة مفصلة للعمل والتحرك من أجل تحقيق هدفك؛ فإن وضع أهداف واضحة يجيب عن السؤال القائل: “ما الذى أحاول فعله؟”، كما أن وضع خطط عمل مفصلة يجيب عن سؤال “كيف أحاول فعله؟”.

3. حدد أولويات واضحة لكل من مهام عملك مرتبة فى تسلسل هرمى للقيمة والأهمية حسب النتيجة المطلوبة. طبق قاعدة 80/20 مرارًا وتكرارًا، ساعة بساعة ويومًا بعد يوم، قبل الشروع فى أية مهمة أو نشاط. واضبط نفسك على العمل على أهم أولوياتك قبل أن تفعل أى شىء آخر.

4. ركز بعقل حاد، دون تشتيت أو إلهاء، على أهم شىء يمكنك فعله لتحقيق الهدف؛ فهذا هو السر الحقيقى لإنجاز الأشياء.

فوائد التركيز

هناك العديد من الفوائد التى تتحقق عندما تتعلم كيفية التركيز: أولًا، يعد إنجاز أى عمل مهم مصدرًا للطاقة، والحماس، واحترام الذات. ومن ناحية أخرى، فإن الفشل فى إنجاز أى عمل مهم، أو فى الانتهاء منه جزئيًا فقط، ليس مصدرًا رئيسيًّا للتوتر فقط، ولكنه يستنزف حماسك وتقديرك لذاتك.

وعندما تنجز أى عمل مهم، فإنك تجرب موجة من الطاقة والرفاهية. ولكن عندما تؤدى عملًا غير مهم، حتى لو كنت تنجزه فى وقت مناسب، فإنك لن تحصل على أى شعور بالإشباع أو المكافأة الشخصية على الإطلاق.

إن ضبط نفسك على التركيز على أية وظيفة حتى يتم الانتهاء منها يمنحك شعورًا بالثقة والكفاءة والبراعة، لأنه يمنحك تجربة من التحكم فى الذات، ومن ثم فإنك تشعر بأنك تتحكم فى مصيرك.

عادة إنجاز المهام

تعد عادة إكمال المهام الخاصة بك، وإنهاء ما تبدؤه، جزءًا أساسيًّا من بناء الشخصية. ولا يمكنك أن تتخيل موظفًا ناضجًا تمامًا، غير قادر على إنهاء ما بدأه. ويعد اكتساب هذه العادة هو السر لتحقيق نجاح طويل المدى.

يمكنك تسريع عملية التحول إلى شخص مثمر للغاية من خلال تصور نفسك بانتظام وأنت مركز وموجه نحو الإنجاز العالى. انظر إلى نفسك كشخص على درجة عالية من الإنتاجية، والكفاءة. وغذِّ عقلك الباطن بهذه الصورة حتى يتم قبولها على أنها أمر صادر له، وتذكر أن الشخص الذى “تراه” هو الشخص الذى “ستصبح” عليه.

إن عقلك الباطن لا يستطيع التفريق بين التجربة الحقيقية والتجربة التى يتم تخيلها بشكل مفعم بالحيوية. وإذا ابتكرت صورة خيالية لنفسك وأنت تؤدى بكفاءة وفعالية، فإن عقلك الباطن يتفاعل تمامًا كما لو كان هذا هو ما تفعله فى الواقع فى هذه اللحظة. وفى كل مرة تقوم بإعادة تشغيل هذه الصورة لنفسك وأنت تؤدى بأفضل ما لديك، فإن عقلك الباطن يسجلها بالضبط كما لو كانت تحدث مرة أخرى، وعندئذ فإنه يضبط كلماتك وتصرفاتك وسلوكياتك بحيث تكون أفعالك فى الخارج متوائمة مع الصورة التى ابتكرتها فى الداخل.

وفى كل مرة تتذكر مناسبة كنت تؤدى فيها بأفضل ما لديك مع التحلى بالثقة، فإن عقلك يطبعها فى وعيك الذاتى. وكلما زاد عدد المرات التى ترى نفسك فيها بأفضل ما يمكن أن تكون عليه، زادت سرعة أن يصبح سلوكك متفقًا تلقائيًّا مع هذه الصورة، لأنك تبرمج نفسك على النجاح عن طريق تغذية عقلك بالصور الإيجابية، سواء الصور التى تبتكرها، أو صور قمة الأداء المتكررة من التجارب السابقة.

اجمع بين الأفكار والمشاعر

يصبح مبدأ تفعيل المشاعر قويًّا عندما تستخدمه بالتزامن مع التصور. وهناك معادلة تقول: “الفكر فى العواطف يساوى نتيجة” (ك × ط = ج). وما يعنيه هذا هو أنك إذا قمت بإنشاء صورة ذهنية واضحة لنفسك وأنت تعمل بكفاءة وبشكل جيد، وجمعت بين تلك الصورة ومشاعر الحماس والمتعة، فإن عقلك الباطن يقبل هذه الصورة بسرعة كأمر صادر له. ولذا، فإنها سرعان ما تصبح سلوكك الحالى.

وإحدى الوسائل الفعالة لإعادة برمجة عقلك الباطن بأفكار ومشاعر وسلوكيات الأشخاص ذوى الإنتاجية العالية هى أن “تتصرف كما لو” كنت بالفعل الشخص الكفء والفعال الذى تريد أن تصبح عليه.

تَمثَّل الهيئة الجسدية

لقد تبين أن هناك هيئة جسدية لكل حالة ذهنية أو شعورية تقريبًا. وهناك لغة جسد خاصة بعادات العمل الجيدة أيضًا. على سبيل المثال: إذا كنت تعمل على مكتب وكنت تجلس مستقيمًا، ومنتصبًا، وتتكئ إلى الأمام، فإنك بالفعل تحفز شعورًا بالمزيد من الإنتاجية. وإذا كنت تمشى بحيوية، ورأسك لأعلى،
وكتفاك للوراء، وذقنك عاليًا، فإنك تميل إلى الشعور بأنك شخص أكثر ثقة وإنتاجية.

ويقول قانون المعكوسية إنك إذا كنت تشعر بطريقة معينة داخليًّا، فسوف تتصرف على هذا النحو خارجيًّا. ويقول أيضًا إنك إذا كنت تتصرف كما لو كنت تتحسس بالفعل الطريقة التى ترغب فيها، فإن تصرفاتك، التى هى تحت سيطرتك المباشرة، ستخلق مشاعر غير ذلك.

فإذا كنت تريد أن تكون واثقًا، فتصرف بثقة، وإذا كنت تريد أن تكون شجاعًا، تصرف بشجاعة، وإذا كنت تريد أن تكون فعالًا، تصرف كما لو كنت شخصًا كفئًا بالفعل؛ لأن تصرفاتك تولد مشاعرك ومعتقداتك، كما تحدد مشاعرك ومعتقداتك تصرفاتك.

انتصب فى حركاتك

من ناحية أخرى، إذا كنت تترهل فى مقعدك أو تمشى ببطء ورأسك لأسفل، فسوف تشعر بالتبلد وعدم الإنتاجية، وإذا كنت ترفع قدميك، أو تستند إلى ظهرك وتسترخى، فإن مستويات الطاقة الخاصة بك سوف تنخفض وستفقد حماسك تجاه أى نوع من العمل المثمر.

على مدار يوم العمل، يجب عليك التوقف بانتظام ومراقبة طريقة جلستك وأدائك لعملك. اسأل نفسك: “هل يجلس أى شخص يتميز بالفعالية العالية بهذه الهيئة؟”، إذا كانت الإجابة هى لا، فعليك حينئذ أن تغير وضعية جسمك، وهيئتك بحيث تكون أكثر اتساقًا مع الطريقة التى تعتقد أن الاشخاص ذوى الإنتاجية العالية يجلسون ويعملون بها.

أدِّ وكأنك عبقرى

منذ بضع سنوات، أجرت مجلة دراسة على العباقرة. وقد درست الدراسة حياة وعادات العديد من العباقرة على مر العصور فى محاولة لتحديد الخصائص التى كانت مشتركة بينهم. وقد خلصت المجلة فى النهاية إلى أنه يبدو أن كل العباقرة يتصرفون بثلاث طرق متشابهة. ولحسن الحظ، يمكن للأشخاص العاديين ذوى الذكاء العادى اكتساب هذه الصفات أو السلوكيات الثلاثة بشكل هائل وزيادة إنتاجيتهم العقلية نتيجة لذلك.

كانت الصفة الأولى تتمثل فى أن كل العباقرة يبدو أنهم يتبعون طريقة منهجية ومنظمة لحل المشاكل. فكلما سار أى شىء بشكل خاطئ فإنهم يتوقفون ويحللونه بعناية، وخطوة خطوة، قبل القفز إلى أى استنتاج أو اتخاذ إجراءات لحله. ونتيجة لذلك، فعندما يتخذون قرارًا فى النهاية، فإنه يكون أفضل من قرارات الأشخاص الذين استجابوا ببساطة للمشكلة بدلًا من التفكير فيها بعناية.

الصفة الثانية هى أن العباقرة فى الدراسة يبدو أنهم يشتركون فى حس التساؤل لديهم – وهى القدرة على النظر إلى المواقف نظرة جديدة تكاد تكون طفولية.

إن العباقرة يحتفظون بعقل متفتح وموقف مرن تجاه جميع الأمور، وهم يسمحون لعقولهم “بالسباحة بحرية”، ويفحصون جميع السبل الممكنة لمعالجة أى موقف أو حل أى مشكلة قبل أن ينتهوا إلى نتيجة معينة. وهم باستمرار يطرحون على أنفسهم هذا السؤال: “ماذا أيضًا يمكن أن يكون حلًّا؟”.

الصفة الثالثة للعباقرة هى أنه يبدو أن لديهم القدرة على التركيز بعمق أكبر وبكثافة عن الشخص العادى. وقد قال “توماس كارليل” مرة: “إن العبقرية ببساطة هى مقدرة لا نهائية على تحمل الآلام”. فأى شخص تقريبًا يمكن أن يضبط نفسه على التركيز بذهن حاد على موضوع واحد حتى يكمل مهمة معينة أو يبرع فى هذا الموضوع – سيبدأ فى الأداء بشكل أفضل بكثير فى هذا المجال.

وهذه القدرة على التركيز بذهن حاد تنطبق على المبيعات، والإدارة، والتربية، والتفاوض، وأى شىء آخر؛ فجميع الإنجازات العظيمة هى نتاج فترات طويلة من التركيز بذهن حاد، وعلى مهمة واحدة أو موضوع واحد، حتى يتم اكتماله.

خطوات للتركيز بشكل أفضل

هناك عدة طرق لاكتساب صفات التركيز المشتركة بين الناجحين من الرجال والنساء، وهى جميعها مهارات عملية، ويمكن تعلمها من قبل أى شخص يملك ما يكفى من التصميم والإصرار لممارستها بشكل متكرر حتى تصبح عادات لديه.

أولًا: قبل أن تبدأ العمل، نظف مكان العمل الخاص بك من كل شىء ما عدا بالضبط ما تحتاج إليه لإنجاز المهمة التى تمثل قمة أولوياتك، لأن البساطة والنظام يميلان لأن يكونا أفضل تعزيز للعمل بإنتاجية عالية، لكل من الأشخاص العاديين والعباقرة على حد سواء.

ثانيًا: خطِّط أيامك ونظم عملك حتى تتمكن من خلق كتل أو أجزاء مجمعة من الوقت للعمل على إنجاز مهامك الرئيسية. واستخدم براعتك الخاصة لإيجاد سبل لاقتطاع الوقت من الأنشطة الأخرى، وجمِّع هذا الوقت فى كتل يبلغ الحد الأدنى لكل منها من ستين إلى تسعين دقيقة؛ فبسبب الوقت الذى يستغرقه المرء للاستقرار فى أية مهمة، فإنه عادة من غير الممكن لمعظم الناس إنجاز المهام المفيدة فى فترات أقل من ستين إلى تسعين دقيقة. ومن خلال مصطلح المهام المفيدة، فإننى أشير هنا إلى العمل الإبداعى مثل كتابة التقارير والعروض، فضلًا عن عقد الاجتماعات والمناقشات مع الناس وعنهم وعن المشاريع. وتتطلب جميع المهام المهمة تقريبًا فترات متواصلة من الوقت حيث يكون التركيز الكلى ممكنًا.

لا يمكنك التعجل فى المحادثات، أو المناقشات، أو المفاوضات المهمة، لأنك تحتاج إلى كتل من الوقت. ولتصبح قادرًا على تركيز اهتمامك، يجب أن تصبح مبدعًا فى إيجاد هذه الكتل من الوقت. وهناك طرق عديدة لتحقيق هذا.

نم مبكرًا واستيقظ مبكرًا

أحد الأساليب الفعالة للغاية هو أن تعمل فى المنزل فى الصباح لفترة ممتدة، قبل أن تذهب إلى العمل، لأنك عادة تكون أكثر نشاطًا وقدرة على تركيز الجهود الأولى فى الصباح أكثر من أى وقت آخر خلال اليوم.

على سبيل المثال: يمكنك الذهاب إلى الفراش فى وقت مبكر والاستيقاظ فى الساعة الخامسة صباحًا وأن تبدأ العمل على الفور، وأن تعمل دون انقطاع لثلاث أو أربع ساعات قبل الذهاب إلى المكتب. إنك، بذلك، سوف تذهل من مقدار ما ستنجزه فى هذه الكتل الزمنية دون مقاطعة أو تشتيت – فى وقت مبكر من اليوم – عندما تكون فى أفضل وأنشط حالاتك.

والأمر المثير للدهشة هو العدد الكبير للرجال والنساء الذين يمارسون هذه الطريقة فى العمل. وقد كتب “توماس جيفرسون” ذات مرة يقول: “لم تطلع علىَّ الشمس وأنا فى فراشى أبدًا”.

فعندما تستيقظ وتعمل فى وقت مبكر، فإنك تستطيع إنجاز ما يعادل عمل يوم كامل حتى قبل أن يبدأ يوم العمل العادى. فإذا عملت من الخامسة صباحًا حتى الثامنة صباحًا ثم ذهبت إلى المكتب، فإنك سرعان ما ستتحكم فى جميع مهامك الرئيسية. وسيكون أى شىء آخر تنجزه خلال اليوم هو شىء إضافى.

اعمل دون مقاطعات

معظم الشركات فى المدن الكبرى فى كثير من الأحيان تستأجر شقة بالقرب من المكتب وتزودها بالمكاتب والكراسى، والأدوات المكتبية بحيث يمكن للمديرين التنفيذيين العمل دون مقاطعات بعيدًا عن ضجيج الهواتف والزائرين المفاجئين. وهذا الأمر يزيد من إنتاجيتهم بشكل كبير، وخصوصًا عندما يعملون فى مهام ومشاريع مهمة يجب إنجازها حسب جدول زمنى محدد والانتهاء منها فى موعد نهائى معين.

فحقيقة أنك تعرف أنه لن تتم مقاطعتك تمكنك من التركيز بشكل أفضل وتحقيق المزيد من الإنتاج. وإذا كنت تعمل فى المنزل، ينبغى عليك فصل الهاتف بحيث لا تقاطعك أى مكالمات خلال العمل؛ فالعمل لفترات طويلة دون أية مقاطعات يعد طريقة فعالة للغاية لزيادة إنتاجك والحصول على نتائج أكثر وأفضل.

ابدأ مبكرًا، واعمل بمزيد من الجدية، وامكث فى العمل لوقت متأخر

هناك ثلاث تقنيات بسيطة أخرى يمكنك استخدامها لمضاعفة إنتاجيتك وتسريع نتائجك.

1. اذهب إلى المكتب قبل موعدك بساعة، قبل أن يبدأ يوم العمل. فعندما تغادر المنزل فى وقت مبكر وتدخل المكتب مبكرًا، يمكنك تجنب معظم ازدحام حركة المرور. وحيث إنه لن تكون هناك مقاطعة لك من أحد، يمكنك أن تبدأ على الفور. وفى كثير من الأحيان يمكنك استجلاء عمل يوم كامل فى تلك الساعة الوحيدة.

2. اكتسب عادة العمل مباشرة خلال ساعة الغداء التقليدية، أى عندما يغادر الجميع تقريبًا المكتب. فلائحة الشركة تسمح بذلك، ولا يوجد قانون يقول إن عليك الخروج لتناول طعام الغداء عندما يذهب الجميع. ولا يوجد قانون يقول إنك يجب أن تتناول الغداء ما بين الساعة الثانية عشرة والواحدة كل يوم. يمكنك أن تأخذ ساعة الغداء الخاصة بك قبل الظهر أو بعد الساعة الواحدة ظهرًا. ففى كلتا الحالتين، لن تكون هناك الحشود التى تجدها فى ساعة الغداء أو تواجه التأخير فى الغداء، بل يمكنك أن تأكل بسرعة وتعود إلى العمل بتعطل قليل جدًّا فى الوقت. ويمكنك أيضًا الدخول والخروج بسرعة بالإضافة إلى حصولك على أفضل خدمة.

3. امكث فى المكتب واعمل لساعة إضافية بعد أن يغادر الجميع إلى المنزل. هذه هى إحدى أفضل الطرق ليظل الأشخاص المشغولون متحكمين فى وظائفهم. فخلال تلك الساعة التى تكون بلا أية مقاطعات (التى – كما تعلم – تعدل ثلاث ساعات من يوم العمل)، يمكنك استجلاء جميع مسئولياتك، وكتابة تقاريرك، والرد على مراسلاتك، والتخطيط لليوم التالى بالتفصيل. إن السر يكمن فى الحصول على تلك الكتل الزمنية التى تتراوح بين ستين وتسعين دقيقة والعمل دون أية مقاطعات. لذا فأغلق الباب، وافصل الهاتف، وانكب على العمل دون توقف.

مفارقة العمل

تقول مفارقة العمل: “لا يمكنك إنجاز أى عمل وأنت فى العمل”. فإن نسبة 75% كاملة من الوقت فى أى بيئة عمل يتم قضاؤها فى المحادثات والمناقشات مع أشخاص آخرين. وهناك مشتتات، ومقاطعات، ومكالمات هاتفية لا تنتهى، كما تضيع نسبة 50 % من الوقت فى أى بيئة عمل فى المحادثات السطحية بين زملاء العمل بينما يذرعون الأرض ذهابًا وإيابًا طوال اليوم.

فإذا بدأت العمل فى ساعة مبكرة، وعملت خلال فترة تناول الغداء، ومكثت فى العمل لساعة بعدها، فإنك ستضيف ثلاث ساعات من الوقت المثمر ليوم عملك. وفى الواقع سوف تضاعف إنتاجيتك وأداءك، ونتائجك، وسوف تبلغ نتائجك عنان السماء؛ لأنك سوف تنجز إلى حد كبير أكثر مما يفعله الأشخاص الآخرون الذين يعملون فى ساعات العمل المعتادة، كما أنك ستتقدم بفارق كبير عن زملائك فى العمل لدرجة أن الناس سوف يندهشون من القدر الذى تنجزه.

إن الجهد الثابت والمستمر والمركز يعتبر أمرًا ضروريًّا للإنتاجية العالية وإنجاز أى شىء ذى قيمة بنجاح. إن أى إنجاز عظيم فى تاريخ البشرية قد سبقته فترة ممتدة من المجهود لوقت طويل فى بعض الأحيان لشهور أو حتى لسنوات. فمهمتك هى إنشاء هذه الكتل الزمنية.

قلل من المحادثات التافهة

بعض أهم عوامل تضييع الوقت أو توفيره – حسب كيفية تعاملك معها – هى المحادثات والمناقشات مع زملاء العمل والموظفين. وحيث إن المحادثة والتفاعل من الأمور الحتمية التى لا مفر منها، فإن طريقة تعاملك مع المناقشات من الممكن أن يكون لها تأثير كبير على إنتاجيتك ونتائجك بوجه عام.

فعندما يكون لديك لقاء مع شخص ما، رتب مكتبك ونظم وقتك بحيث يمكنك التركيز بذهن حاد على ذلك الشخص خلال الاجتماع. ولا تسمح للمحادثة بالانحراف. أنصت باهتمام إلى الشخص الآخر عندما يتكلم وقاوم إغراء الانحراف عن الموضوع الذى تتم مناقشته.

إن الفعل المتمثل فى الإنصات بتركيز شديد يقلل بشكل ملحوظ من مقدار الوقت الذى يستغرقه أى شخص لتوصيل رسالته كاملة. ومن المثير للدهشة مقدار الوقت الذى يضيع أو يفقد بسبب الانحراف المستمر عن الموضوع الذى تتم مناقشته أو بسبب المشتتات الأخرى مثل: رنين الهاتف أو الأشخاص الآخرين. وكلما تمكنت من السيطرة على هذه المقاطعات، قل الوقت الذى سوف تستغرقه فى إجراء محادثة جيدة، وتحققت النتائج التى ترغب فيها.

اكتسب التزامًا بالإنجاز

هناك شىء فى العقل البشرى يفتن بأى مهمة يتم إنجازها. وإحدى أهم العادات التى يمكنك تطويرها هى الإنجاز. حدد مواعيد نهائية محددة لنفسك، واستخدمها “كنظام إجبارى” يمكنك من التركيز بذهن حاد على المهام. واضبط نفسك على فعل شىء واحد فى كل مرة، ومن ثم أنجز أية مهمة معينة قبل أن تبدأ فى شىء آخر.

فى كل مرة تقوم فيها بتلبية احتياجات عقلك من الإنجاز، فإنه يحرر الإندورفينات فى مجرى دمك. وهذه الإندورفينات تمنحك الشعور بالسعادة والرفاهية، لأنها ترفع مستوى الطاقة والإبداع لديك، كما أنها تحسن شخصيتك وتجعلك تشعر بالرضا عن نفسك، كما أن ضبط نفسك على إنجاز الأعمال المهمة يحسن جودة حياتك عمومًا ويزيد إنتاجيتك بشكل مثير.

كافئ نفسك بانتظام

إحدى الطرق التى يمكنك اتباعها لتكييف نفسك على إنجاز أية مهمة هى أن تضع هيكلًا للمكافآت نظير كل شىء تفعله. فمثلما يتم تدريب الحيوانات على أيدى سائسيهم – بمنحهم مكعبات السكر أو البسكويت عندما تؤدى حركة معينة – يمكنك أن تكيف نفسك من خلال منحها مكافأة صغيرة فى كل مرة تنجز أى جزء من أية مهمة، ويمكنك أن تمنح نفسك مكافأة ضخمة عند إنجاز المهمة بأكملها.

لقد وجد علماء النفس أن 85 % من الدافع لديك للانخراط فى إجراء معين يتحدد من خلال الفائدة التى تتوقع أن تستمتع بها نتيجة لاتخاذ هذا الإجراء. وعندما تضع نظام مكافآت لنفسك، فإنك تحفزها، سواء بوعى أو بلا وعى، لمواصلة العمل نحو إنجاز المهمة دون أى تشتيت.

أشرك الآخرين فى المكافآت

عندما تكون بحاجة إلى التعاون والتفاهم من أفراد عائلتك أثناء العمل على مهمة كبيرة أو إنجاز مهمة كبرى، ناقش واتفق على منح مكافأة للأسرة بأكملها عندما يتم إنجاز المهمة. وهذه المكافأة من الممكن أن تكون شيئًا بسيطًا كالخروج لتناول العشاء أو الذهاب إلى السينما. ومن الممكن أن تكون عطلة أو رحلة إلى ديزنى لاند. فعندما يعرف الجميع أن هناك مكافأة فى نهاية الطريق، فإن الأشخاص المحيطين بك سوف يكونون أكثر تفهمًا ودعمًا، بل وسيساعدونك على مواصلة العمل فى هذه المهمة حتى تنتهى.

وتستخدم الكثير من الشركات – التى لديها أقسام مبيعات – هذا النظام لمكافآت العائلة عند تحقيق أى نجاح عظيم؛ حيث تنظم مسابقات وحصص مبيعاتها بطريقة تمكن أعلى المنتجين من الحصول على رحلة إلى منتجع فى هاواى أو منطقة البحر الكاريبى إذا أصابوا الأهداف الموضوعة لهم. كما أنها ترسل الكتيبات التى تصف المنتجعات إلى زوجات موظفى المبيعات فى منازلهم. فإن الزوجة التى فى المنزل، والتى هى الآن متحفزة أيضًا بفكرة المكافآت، سوف تشجع موظف المبيعات باستمرار على تحقيق المبيعات اللازمة للتأهل للرحلة.

وتعد المكافآت محفزات رائعة للأداء العالى. لذا ينبغى أن تبتكر أكبر قدر ممكن منها لنفسك حسبما يمكن أن يخطر لك. وحتى لو كانت شيئًا بسيطًا مثل الخروج للسير بعد الانتهاء من كتابة أحد التقارير، فإن توقع المكافأة يحفزك على الانطلاق ويساعدك على التركيز على المهمة.

تحدث إلى نفسك بإيجابية

يمكنك تحسين قدرتك على التركيز على أية مهمة تؤديها باستخدام التأكيدات الإيجابية. فمهما كانت الأوامر التى تكررها لنفسك فإن عقلك الباطن يتقبلها فى النهاية. وعندئذ يحفزك عقلك الباطن ويدفعك إلى التصرف بطريقة تتواءم مع هذا الأمر.

وعندما تتحدث إلى نفسك بطريقة إيجابية – بمشاعر الحماس والإيمان – فإنك تجد نفسك متحفزًا داخليًّا نحو الإنتاجية العالية. وبإمكانك تطوير عبارة محفزة عندما يشرد انتباهك. كرر عبارة: “عد إلى العمل! عد إلى العمل! عد إلى العمل!” عندما تجد نفسك مشتتًا أو تشعر وكأنك تسوف؛ فهذا سيعيدك للتركيز على المهمة مرة أخرى، ويجعلك تستمر فى العمل عليها حتى تنجزها.

وعندما يريد أى شخص التحدث إليك أو يشتتك عن عملك، يمكنك الانفصال عنه بأن تقول ببساطة: “حسنًا، أعتقد أنه ينبغى أن أعود إلى العمل!”. فعندما تقول إنك ينبغى أن تعود إلى العمل، فإن الشخص الآخر فى العادة سوف يتوقف عن الكلام ويتركك بمفردك.

وفى كل مرة تكرر هذه الكلمات، سوف تندهش من مدى سهولة عودتك إلى العمل وبدء التركيز مرة أخرى.

مارس العمل دون انقطاع

إحدى الوسائل الفعالة لإنجاز الأشياء هى أن تمارس ما يسمى بـ “العمل دون انقطاع”، والمقصود منه أنك بمجرد أن تبدأ فى مهمة من أى نوع، فإنك تصمم على الاستمرار فى تلك المهمة حتى تكتمل بنسبة مائة فى المائة.

فإذا التقطت رسالة، أو بدأت تقريرًا أو عرضًا، أو شرعت فى مكالمة أو محادثة حول المبيعات، فاضبط نفسك على الاستمرار فيها حتى تنتهى؛ فهذه التقنية البسيطة من الممكن أن تزيد إنتاجيتك بنسبة 50 % فى اليوم الأول من البدء فى استخدامها، وهى إحدى أقوى العادات الفعالة لإدارة الوقت التى سوف تتعلمها على الإطلاق.

استفد من منحنى التعلم

استفد من ميزة ما يطلق عليه خبراء الوقت والحركة “منحنى التعلم”. فعندما تؤدى مجموعة من المهام المتشابهة معًا، فإن مقدار الوقت الذى تستغرقه لفعل كل مهمة لاحقة يتضاءل. فلو كنت ستجرى عشرة مكالمات أو عشرين مكالمة هاتفية أو ستوزع العديد من التقارير، فبإمكانك خفض مقدار الوقت اللازم لإنجاز كل هذه المهام بنسبة 80 % باستخدام منحنى التعلم. وفى كل مرة، تفعل واحدة من هذه المهام، فإنك تتحسن فيها، ومن ثم فإنك تستغرق وقتًا أقل للقيام بها فى المرة القادمة بل وبشكل أفضل.

ويجدى “منحنى التعلم” فقط عند القيام بمهام متماثلة الواحدة تلو الأخرى، مرارًا وتكرارًا، حتى يتم إنجازها جميعًا. وهذا هو سبب أهمية تجميع مهامك وفعلها جميعًا مرة واحدة بدلًا من أدائها بشكل متقطع خلال اليوم.

تقنيات الإنتاجية الشخصية

هناك سلسلة من التقنيات التى يمكنك ممارستها لزيادة إنتاجيتك وأدائك، وتحسين معدل الأشياء التى تنجزها. وهذه هى الأساليب التى يستخدمها الأشخاص الأعلى أجرًا والأفضل إنتاجية فى أى مجال.

1. ركز قواك. استخدم مبدأ “تركيز القوة”. وهذا يتطلب منك أن تركز مواهبك وقدراتك حيث تجنى لك أعلى نتيجة فى هذه اللحظة. وهذا هو مفتاح الإنتاجية الشخصية وأساس النجاح فى التخطيط الإستراتيجى الشخصى.

فى جلسات التخطيط الإستراتيجى بالشركات، يركز المديرون على هدف زيادة “العائد على الأسهم” (ROE). فالغرض من إستراتيجية الشركة هو تخصيص مواردها بطريقة تجنى أعلى عائد مالى ممكن على الأسهم التى يتم
استثمارها.

هناك نوع آخر من العائد على الطاقة بالنسبة لك. فعند وضع إستراتيجية شخصية لنفسك، فإن هدفك هو الحصول على أعلى “عائد من الطاقة”. ووظيفتك هى أن تخصص مواهبك وقدراتك بطريقة يمكنك من خلالها تحقيق أعلى عائد ممكن من الطاقة الذهنية والعاطفية والجسدية التى تستثمرها فى عملك. وأعلى عائد من الطاقة هو – دائمًا تقريبًا – مهمة تجمع فيها بين مواهبك وقدراتك الفريدة والاحتياجات المحددة للموقف. فعليك الانتباه والتركيز بذهن حاد على مهمة واحدة فى كل مرة، وهو الأمر الذى يعد سر الإنتاجية العالية.

وكلما كان لديك مهمة جديدة يجب أن تؤديها، اسأل نفسك: “هل هذا المهمة تحقق لى أعلى عائد من الطاقة التى أستثمرها؟”، واضبط نفسك على تطبيق المهارات الخاصة بك حيث يمكنك تحقيق أفضل النتائج والمكافآت لكل من نفسك وشركتك.

2. ركز حيث تكون النتائج الرائعة ممكنة. صمم على التركيز على المجالات القليلة التى يحقق فيها الأداء الفائق نتائج مبهرة؛ لأن أقل من 5 % مما تفعله عادة يكون مسئولًا عن معظم نتائجك. اسأل نفسك باستمرار: “ما الذى أستطيع – وأنا فقط من يستطيع – فعله، والذى لو تم بشكل جيد، لأحدث فارقًا حقيقيًّا؟”.

اضبط نفسك على عدم العمل فى تلك المهام التى – بغض النظر عن مدى جودة إنجازها – لا يمكن أن تساعدك أو تجعلك تتقدم فى حياتك المهنية، لأنها لن تحقق لك عائدًا أعلى من الطاقة كأى شىء آخر.

3. افعل الأشياء التى تؤديها بشكل أفضل. عندما تفعل الأشياء التى تتفوق فيها، فإنك تنجز المزيد من الأشياء، وترتكب عددًا أقل من الأخطاء، وتحقق إنتاجية شخصية أعلى. وليس ذلك فحسب، بل إنك ستستمتع بالمزيد من عملك عندما تفعل الأشياء التى تؤديها بشكل جيد. ما هى الأشياء القليلة التى يمكنك القيام بها على نحو أفضل من أى شخص آخر؟ وما الشىء الذى تفعله بسهولة ويبدو صعبًا بالنسبة للآخرين؟ ركز على مواهبك الفريدة وانتبه إلى تلك المجالات القليلة التى يمكنك تحقيق نتائج فائقة فيها؛ فهذا هو سر الوصول لقمة الأداء.

4. ركز على الفرص. ركز نقاط قوتك، ونقاط القوة لدى الآخرين، على الفرص الرئيسية الخاصة بك. ركز على فرص الغد بدلًا من مشاكل الأمس، وركز أفضل مواهبك وطاقاتك، ومواهب وطاقات موظفيك، على تلك المجالات القليلة التى يمكن أن تحقق فيها نجاحات عظيمة.

تقع الكثير من الشركات فى خطأ إقناع أفضل موظفيها بالعمل على حل أخطاء الأمس، بدلًا من نشرها لتحقيق أقصى استفادة من فرص الغد. لذلك احرص على أن تسأل نفسك باستمرار: “ما أفضل الفرص المتاحة لى بالنسبة للمستقبل؟ وأين أستطيع أن أحقق تقدمًا حقيقيًّا لو ركزت؟”.

5. ركز على اصطياد الحيتان. اصطد الحيتان، لا الأسماك الصغيرة. وتذكر أنك إذا اصطدت 1000 سمكة صغيرة، فكل ما ستحصل عليه هو ملء دلو من السمك. ولكن إذا اصطدت حوتًا واحدًا، فسوف تدفع أجرًا لباقى أفراد الرحلة البحرية لإفساح مكان لهذا الحوت.

وفى مجال الأعمال، يجب أن تنظر إلى سوقك وتحاول تحديد الأشخاص أو الأشياء التى قد تكون مثل الحيتان، وعندئذ ضع خطة لاصطيادههم؛ ففى بعض الأحيان، قد يكون الاتفاق مع عميل واحد كبير – أو بيع صفقة واحدة مثل
الحوت – كافيًا لنجاح أى فرد أو شركة.

6. ركز على مجالات النتائج الرئيسية. حدد النتائج الرئيسية التى من المتوقع أن تحصل عليها من خلال إجابة السؤال القائل: “لماذا أتقاضى راتبًا؟”، وبمجرد أن تحدد مجالات نتائجك الرئيسية، اعمل فيها بشكل حصرى.

ويوجد لدى كل شخص من خمسة إلى سبعة مجالات رئيسية للنتائج يمكنها تقديم إسهام مهم لوظيفته وللمؤسسة التى يعمل بها. وعندما تركز فقط جهودك على مجالات نتائجك الرئيسية سوف تحقق أفضل النتائج المحتملة بالنسبة لك فى أقصر فترة زمنية.

7. حدد مواعيد نهائية وحافظ عليها. حدد مواعيد نهائية لتحقيق الأهداف المهمة والتزم بها، لأن تحديد المواعيد النهائية يجبرك على العمل بمزيد من الجدية والفعالية بينما يقترب الموعد النهائى.

إن أداء أى هدف أو مهمة بلا مواعيد نهائية هو مجرد عبث، وليس هناك أية قوة تحفيزية من ورائه، ولا يحقق أى التزام بالإنجاز. بل إنه يكون ببساطة مجرد شىء ستظل تماطل فيه بسهولة وتؤجله حتى اللحظة الأخيرة.

حدد مواعيد نهائية لكل شىء تفعله، وعِد الآخرين بأنك ستنتهى من مهام معينة فى الموعد المحدد. فعندما تعد الآخرين، فإنك تحفز نفسك للوفاء بالوعد، وعندها تضع سمعتك وذاتك على المحك من خلال تقديم وعود للآخرين، وستجد نفسك متحمسًا ومتحفزًا داخليًّا لإنجاز المهمة تمامًا كما قلت، حسب الموعد المحدد.

8. اسمح بوجود وقت كاف. اسمح بوجود وقت كاف للقيام بكل شىء جيدًا، وخذ ما يكفى من الوقت لإنجاز أى مهمة بطريقة ممتازة، ومارس “قاعدة الـ 30 %”، والتى تقضى بأن تسمح لنفسك دائمًا بوجود نسبة 30 % إضافية من الوقت لإكمال أية مهمة. واحتط لاحتمال ظهور صعوبات أو تأخيرات أو عقبات غير متوقعة؛ فإن العمال الذين يتميزون بالإنتاجية العالية دائمًا ما يتيحون وقتًا كافيًا للقيام بأية مهمة على خير وجه.

9. حافظ على وتيرة ثابتة. لا تتعجل أو تندفع بشكل محموم لإنجاز أية مهمة، بل حافظ على وتيرة سهلة واعمل على نحو مطرد. هل تتذكر حكاية “السلحفاة والأرنب البرى”؟ إن الأشخاص ذوى الإنتاجية العالية يعملون بإيقاع معين يمكِّنهم من الانطلاق فى تدفقات هائلة من العمل دون أن يصبحوا متوترين أو قلقين. وكما قال “توماس كارليل”: “إن أفضل عمل لنا فى الحياة ليس أن نرى ما يكون خافتًا على مسافة بعيدة، ولكن أن نفعل ما يستقر بين أيدينا بوضوح”.

وهناك سلوك مميز للناجحين من موظفى المبيعات والمديرين التنفيذيين وأصحاب المشاريع، وهو أنهم يفعلون شيئًا واحدًا فى كل مرة. فهم يفعلون أهم شىء أمامهم، ويثبتون عليه إلى أن يتم إنجازه تمامًا، كما أنهم يحددون الأولويات ويركزون على أولوية واحدة فى كل مرة.

10. فكر فى النتائج. يعتبر التوجه نحو تحقيق النتائج، والقدرة على الإنجاز، صفة رئيسية لجميع أصحاب الأداء العالى. ويمكنك اكتساب القدرة على التركيز بذهن حاد من خلال التدريب والممارسة، مرارًا وتكرارًا، حتى تصبح عادة متأصلة لديك لتحقيق النجاح. وبمجرد أن تكتسب مهارة إنجاز الأشياء، سوف تفيدك هذه المهارة لبقية حياتك.

“مهما كان ما تستطيع فعله، أو تحلم بأنك تستطيع فعله، ابدأه على الفور؛ فالجرأة تحوى فى طياتها عبقرية، وقوة، وسحرًا”.

تدريبات عملية

1. خطط عملك بدقة مسبقًا، وامتلك كل شىء تحتاج إليه قبل البدء فى العمل، وعندئذ صمم على الاهتمام والتركيز.

2. جمع مهامك فى حزم، افعل المهام المتكررة أو المتماثلة دفعة واحدة – الواحدة تلو الأخرى – واستفد من ميزة منحنى التعلم.

3. اعمل على تلك المهام التى تحقق لك أعلى عائد من استثمارك فى طاقتك الذهنية والعاطفية والجسدية.

4. اخلق كتلًا من الوقت حيث يمكنك العمل لفترات ممتدة دون مقاطعات؛ فهذا هو السر لإنجاز الأعمال المهمة.

5. حدد مواعيد نهائية لنفسك عن كل مهمة تقوم بها، وكافئ نفسك عند إنجاز أية مهمة.

6. اكتسب التزامًا بالإنجاز. اضبط نفسك على العمل باطراد – دون توقف – حتى اكتمال المهمة.

7. احرص على تكرار عبارة “لنعد إلى العمل!” طوال اليوم للحفاظ على نفسك منتبهًا ومركزًا على مجالات نتائجك الرئيسية